Sju metoder för att jobba effektivare

Här får du sju olika metoder för att jobba effektivt. Experten ger dig den kunskap du behöver för att komma igång.

I 20 år har David Stiernholm arbetat för att sprida kunskapen som hjälpte honom.
– Jag har alltid gillat att ha många bollar i luften, både på jobbet och fritiden, och hade under en period väldigt mycket att göra. Jag kopplade därför aldrig riktigt av, berättar han.

Genom att hitta olika verktyg som gjorde att han hade koll på allt, utan att behöva ha det i huvudet, fick han kontroll.
– Och jag fick mer ledigt, säger han.

Tillsammans med Akavia Aspekt har David Stiernholm valt ut några metoder som kan vända stress till energi och fokus. Själv vill inte David Stiernholm säga att han bara använder en metod. Han ser det mer som ett smörgåsbord med verktyg som man kan använda vid olika situationer.
– Det beror på vad man vill åstadkomma. Har du några metoder i bakfickan så kan du ta till någon av dem när du till exempel har svårt att fokusera eller har för mycket att göra och inte vet var du ska börja.

David Stiernholm lyfter fram en tumregel som går som en röd tråd i hur man kan få struktur i arbetet.
– Samla ihop uppgifter du behöver göra på ett och samma ställe, och bestäm vad som avgör vad som gör en uppgift viktig eller inte, sätt mål och låt det få genomslag i vardagen.
Han förklarar att det är våra mål som avgör vad som är viktigt och hänvisar till Robert Emmons, vid University of California Davis, som har studerat hur målen påverkar människor.

– Människor som har specifika och konkreta mål är lyckligare än dem med bara vaga mål, och känner större meningsfullhet. Då blir det lättare att se vad som är viktigt, säger David Stiernholm.

Sju metoder för att jobba mer effektivt

1. Pomodoro
   Pomodoro är en situationsanpassad metod som är användbar när det är svårt att fokusera på en uppgift. Ställ timern på 25 minuter och ta bort alla andra störningsmoment så att du bara kan fokusera på det du gör. Efter 25 minuter tar du fem minuters paus för att så repetera samma upplägg.
   – Det är viktigt att ta den pausen, sträcka på sig och helt byta fokus i bara fem minuter, säger David Stiernholm.
   Efter fyra liknande pass, på 25 minuter arbete och fem minuter paus, så blir belöningen en kvarts paus.
2. Räkna minutermetoden
   Denna metod liknar Pomodoro, men är mer till för när man har svårt att komma i gång. Den består av kortare sekvenser: tio minuters jobb och två minuters paus – gånger fem.
   – Den använder jag när det är något fruktansvärt tråkigt jag måste få gjort och har svårt att komma i gång, säger David
   Stiernholm.
3. Paretoprincipen
   En strukturerings- och effektiviseringsmetod som innebär att 20 procent av uppgifterna ofta står för 80 procent av effekten – en princip som mest används av ekonomer och i affärsvärlden för att lättare se vad man bör lägga fokus på för att öka resultatet.
   – Den här är tänkvärd, men också här är det en förutsättning att man definierat vilka de 20 procenten är för att kunna använda den, förklarar David Stiernholm.
4. PICK-chart
   Det här är också en prioriteringsmetod eller problemlösningsmetod som använder sig av en kvadrat, indelad i fyra delar. Förkortningen PICK står för de fyra rutornas namn:
   Possible: Liten insats med liten effekt. Uppgifter som placeras här ska ha låg prioritet och bara göras när det finns tid.
   Implement: Liten insats med stor effekt. Här placeras uppgifter som kräver lite arbete och ger stor nytta för företaget eller organisationen.
   Challenge: Stor insats med stor effekt. Prioriterade uppgifter som kräver längre tid, planering som genererar mycket när de är färdiga.
   Kill: Stor insats med liten effekt. Detta är de så kallade tidstjuvarna med låg prioritet. Ska de ens göras, kanske delegeras eller helt tas bort?
5. Fem varför- metoden
   Detta är en kvalitetsförbättringsteknik som kan hjälpa dig att hitta grundorsaken till ett problem.
   – Du frågar dig själv fem gånger varför du har ett problem och de idéer detta genererar använder du sedan i PICK-chart, säger David Stiernholm och menar att detta ofta leder till att lösa flera symptom som problemet har orsakat.
   Den idé till lösning som är mest effektiv, enklast och du själv har kompetens och befogenhet att lösa, ska du välja.
6. Parkinsons lag
   – Det här är en metod som hjälper dig att avgränsa ditt arbete och hålla fokus på tiden som verkligen behövs, säger David Stiernholm.
   Metoden bygger på en essä som handlar om en kvinna som hade en enda uppgift som hon fyllde hela dagen med. Egentligen hade uppgiften bara behövt ta en bråkdel av dagen.
   Det betyder att en uppgift ofta sväller ut till att ta den tid vi avsatt till den – även om den skulle kunna ha gjorts på kortare tid. Genom att se över hur mycket tid en uppgift egentligen behöver kan man både få gjort uppgiften tidigare och på kortare tid.
7. Eisenhower-matrisen
   Detta är en metod för prioriteringsvägledning och för hur man organiserar uppgifter efter hur viktiga eller brådskande de är.
   – Den här hjälper dig att få gjort saker i tid, eller till och med tidigare, men man måste innan det ha definierat vad som är viktiga arbetsuppgifter, säger David Stiernholm.
   Eisenhower-matrisen använder sig av en kvadrat med fyra olika fält.
   – Uppgifter som identifieras som både viktiga och brådskande har högsta prioritet. Se om du i listan har några viktiga men ännu inte brådskande uppgifter. Då kan du bestämma en strategi för att få dem gjorda innan de blir brådskande.
   När en uppgift dyker upp under dagen och verkar vara brådskande, avgör om den är viktig eller inte, och använd matrisen för att få vägledning i vilken prioritet uppgiften ska ha.
   – Är de bråttom men inte viktiga kan du tacka nej eller delegera till någon annan.

Läs också: Effektivare studieteknik med Pomodoro-metoden

Läs också: Så fixar du de tråkiga arbetsuppgifterna och får mer tid till de roliga

Läs också: Bli en mästare på att ta kritik