Så kan chefer stötta distansarbetande medarbetare

Vad behöver distansarbetande medarbetare för att må bra? Och hur kan chefer gå tillväga för att upptäcka och tillgodose behoven? Frågeställningarna aktualiserades i och med coronapandemin 2020, då många anställda tvingades in i distansarbete. Sedan dess har flexibelt arbete – att medarbetare kan växla mellan att jobba hemifrån och på kontoret – blivit allt vanligare. För många innebär det en större individuell frihet och valfrihet, men det bjuder också på utmaningar – inte minst för chefer. När de inte har sina medarbetare inom räck- och synhåll går de miste om möjligheten att spontant stämma av hur folk mår.
– Många chefer beskriver att de har som rutin att vandra runt i kontorslandskapet och sitta med på fikaraster för att lyssna in stämningen och känna gemenskap med arbetsgruppen. Den formen av insyn försvinner ju delvis när medarbetare jobbar på distans. Visst kan man ses i digitala forum, men det kommer med ett fysiskt hinder; chefen kan inte kliva in i medarbetarnas hemmiljö, säger Linda Widar, doktor i arbetshälsovetenskap och forskare inom ledarskap, distansarbete och arbetsmiljöarbete vid Umeå universitet.
Detta är något som skapar huvudbry även på ett juridiskt plan. Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att arbetstagarna har en god arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Men exakt vad detta innebär i praktiken är luddigt, anser Linda Widar.
– Det är ganska lätt att ringa upp en anställd och höra om hon har allt hon behöver vad gäller teknisk utrustning. Men att ställa frågan hur personen ifråga mår psykiskt, hur den psykosociala miljön fungerar hemma – om de har arbetsro – det upplever många chefer som svårt eftersom det kan kännas integritetskränkande. Under pandemin var detta extra aktuellt i och med att man kanske hade både partner och barn hemma.

Medarbetare vill att chefen frågar hur de mår
Chefernas rädsla att kränka medarbetare genom att ställa frågor om hemmiljön är dock inte helt befogad. Studier visar nämligen att medarbetarna känner sig bekräftade när chefen frågar hur de mår; det är viktigt för att man ska känna sig sedd, berättar Linda Widar.
– Generellt kan man se att distansarbetande medarbetare är i behov av stöd – både i arbetsutförandet och när det gäller måendet. Att chefer tenderar att undvika att ställa frågor om det mentala välbefinnandet för att de inte vet hur de ska formulera sig är ett problem eftersom den psykiska ohälsan är så utbredd.
Hon beskriver distansarbete som ett tveeggat svärd. Jobbar du på distans kan du dels riskera att bli överarbetad om du expanderar din arbetstid till kvällar och helger. Dels finns risken att bli isolerad, vilket kan vara en grogrund för dåligt mående. På andra sidan finns de som ser distansarbete som en chans till mer återhämtning och ett sätt att lättare hantera stress genom att själv kunna styra sina arbetstider.
– Så distansarbete innebär vissa risker men kan också gynna välbefinnandet. Det beror lite på vad man har för vanor och behov.

Strukturerade samtal ett sätt att upptäcka varningssignaler

För att som chef i ett tidigt skede kunna hjälpa distansarbetande medarbetare som mår dåligt finns det några varningstecken att vara uppmärksam på. Ett sådant är beteendeförändringar, exempelvis om en person som alltid har hållit tider och skött sig plötsligt börjar slarva och missa deadlines. Det kan också ta sig uttryck i form av förändringar i medarbetarens humör; någon som brukar vara positiv som blir alltmer frånvarande och lågmäld. Ett annat varningstecken är om en medarbetare slutar att initiera kontakt och så att säga ”försvinner ut i cyberspace”.
– För att som chef upptäcka dessa saker finns olika verktyg att ta till. En metod är strukturerade medarbetarsamtal på regelbunden basis. Det är tillfällen då chefen ställer frågor om hur medarbetaren upplever arbetet som helhet men också vad man behöver från arbetsgivaren eller sin chef och sist men inte minst om hur medarbetaren har det utanför jobbet. Då berör man tre delar som kan bidra till ohälsa.

Hur ofta ska man ha sådana här avstämningar?

– Egentligen skulle man kunna väva in dem i medarbetarsamtalen, kanske en gång i kvartalet men förstås oftare om man anser att det finns behov för det. Om någon medarbetare avviker i beteende eller humör kanske man sätter in ett extra möte med personen. Från fall till fall får man avgöra om det räcker med ett videomöte eller om det finns ett behov av att ses fysiskt i samma rum.

För att alla ska känna sig trygga med att öppna upp om sitt mående krävs enligt Linda Widar en visad acceptans från chefens sida. Genom att uppmuntra medarbetare att uttrycka om de har särskilda behov, blir det inte en stor sak att be om hjälp eller anpassningar. Därtill behövs en tydlig kommunikation kring vilka stödresurser som arbetsgivaren de facto har att erbjuda.
– Vilket stöd som kan behövas är individuellt och beror på vad som har orsakat problematiken. Är det en konflikt mellan kollegor? Otydliga arbetsuppgifter? Stökig hemmiljö? Här är det viktigt med flexibilitet och att ha en dialog med företagshälsovården. Allra viktigast är att få till ett levande samtal mellan chef och medarbetare så att det inte blir en envägskommunikation.
Finns det någon skillnad mellan hur män och kvinnor hanterar distansarbetet?
– Enligt statistik från SCB är det framförallt kvinnor inom tjänstemannayrken som jobbar på distans och i forskningen ser vi att det finns en könsparadox: många kvinnor väljer och uppskattar att jobba på distans för att det underlättar att få ihop livspusslet med hantering av barn och hem. Samtidigt kan det leda till dubbel belastning för kvinnorna, med risk att utveckla stress som kan leda till sjukskrivning. Det är något att vara uppmärksam på för chefer.

Hur kan man som chef hantera detta?

– Det är något man kan fånga upp under medarbetarsamtalen när man frågar om livet utanför arbetet. Där finns chans att detektera den här problematiken och att föra samtal om den. Kanske kan man göra medarbetaren uppmärksam på risken att bli utarbetad och uppmana till försiktighet och tillräckligt med återhämtning.
På vilket sätt kan man som arbetsgivare främja en balans mellan arbete och fritid för distansarbetare för att minska risken för psykisk ohälsa?
– En sak är att motverka att jobbet skvalpar över på fritiden. Det kan handla om att anamma en arbetskultur där man inte skickar mejl klockan tio en lördagsmorgon eller klockan 19 en onsdagskväll. Eller åtminstone att man kommer överens om att medarbetarna inte måste svara direkt. Dagens höga arbetsrelaterade ohälsa vittnar om vikten av att aktivt jobba med de här frågorna och att i ett tidigt skede fånga upp medarbetare – distansarbetare eller ej – innan de får långvariga problem.