Så blir organisationen mer tillitsbaserad – och framgångsrik

Tänk dig en strikt hierarkiskt uppbyggd organisation där ledningen sitter på ett huvudkontor långt ifrån kärnverksamheten och där rigorösa regelverk avgör vad varje medarbetare ska respektive inte ska göra. Personer som bryter mot paragrafer rapporteras och varnas. Känns det bekant? Louise Bringselius, organisationsforskare vid Handelshögskolan i Stockholm, menar att denna typ av toppstyrda verksamheter har blivit allt vanligare i Sverige de senaste 20–30 åren.
– Verksamheter som styrs med fjärrkontroll – som om de vore maskiner – skapar kalla och ängsliga organisationer där man inte bryr sig om varandra och där alla jobbar inom sin snäva ruta. Resultatet blir ofta mycket navelskåderi och en brist på tillit mellan nivåer och avdelningar, säger hon.
Det är just tillit hon menar är nyckeln till en mer eftersträvansvärd organisationskultur. Hon var en av forskarna som bidrog till den statligt tillsatta Tillitsdelegationen som var aktiv 2016–2020 och syftade till att sprida kunskap om hur statliga myndigheter kan utveckla en mer tillitsbaserad styrning. Det arbete som genomfördes där, liksom Louise Bringselius egen och andras forskning, ligger till grund för hennes nya bok Tillitsprincipen – 12 vägval för kreativa och modiga organisationer (Natur & Kultur). Den är ett slags handbok för såväl ledare som mellanchefer och ”vanliga anställda” som vill bidra till en mer tillitsbaserad arbetsplats.
– Tillitsprincipen innebär en strävan efter att söka samarbete istället för polarisering – att tro på varandras förmågor och att ha förtroende för personerna som verkar ute på fältet.

Sverige i framkant på tillit

Svenska företag lyfts ofta fram internationellt som föregångare när det gäller platta, progressiva organisationer. Forskning visar också att Sverige, liksom våra nordiska grannar, ligger i världstoppen när det gäller befolkningar som har högst förtroende för myndigheter och medmänniskor. Louise Bringselius kallar det för ”det nordiska guldet”. Hon har dock noterat hur Sverige har tappat taget om sitt ”stolta arv” när det gäller hur myndigheter och företag styrs.
– Vi har gått vilse på många håll vilket drabbar inte bara kunder och medborgare utan även anställda. Vi måste hitta tillbaka till den tradition som vi bär på.
Traditionen hon syftar på är det tillitsbaserade ledarskap som hon menar präglade många svenska storföretag under 1970- och 80-talen.
– Volvo, ABB och SAS var föregångare när det gällde decentralisering av beslut och att stärka medarbetare på verkstadsgolven och i kundbemötandet. Men sedan 90-talet har det skett en tillbakagång. Organisationer har blivit mer detaljstyrda och bygger mer på krav och kontroll istället för tillit och engagemang. Statistiken visar att vi har en jättekris – särskilt inom offentlig sektor – där många vill lämna arbetslivet för att de upplever att de har för ostimulerande roller och inte får utlopp för sina kunskaper.

Vad beror det på?

– Tillbakagången har drivits av goda ambitioner, en önskan om ordning och reda. Under 70- och 80-talet var det mycket slöseri inom bland annat offentlig sektor. Slöseriet gick för långt och ledde till en misstro mot professioner och ett behov av mer granskning och uppstyrning. Man kan säga att den ökade misstron triggades av dåliga tider och nedskärningar.
Hon nämner även andra orsaker. Digitaliseringen som kom på 90-talet gjorde det möjligt att kontrollera anställda på ett annat sätt än tidigare. Medialiseringen bidrog samtidigt till att negativa nyheter fick mer uppmärksamhet och större spridning, vilket ledde till att många organisationer blev rädda för dålig publicitet. Det spädde på kontrollbehovet såväl inom det offentliga som det privata, berättar Louise Bringselius.
– Vi ser en ökad rädsla och tystnadskultur som har brett ut sig under många år, vilket håller på att paralysera många organisationer.

Vad kan man göra åt det?

– Ett första steg är att företagsledare måste bli bättre på att lämna skrivbordsstolen och ge sig ut i verksamheten och lyssna på medarbetarna. Flygbolaget SAS:s vd Janne Carlzon var ett bra exempel; han var ute på golvet och hörde sig för om behov och problem. Det skapar en organisation med högt i tak och öppna organisatoriska gränser som gör att du som medarbetare vid behov kan kontakta en högre chef inom organisationen utan att gå via din närmaste överordnade. Integritet är en annan viktig pusselbit; istället för att oreflekterat följa regler ges medarbetarna utrymme att vara pragmatiska.

Varför är den här typen av organisationer att föredra?

– För att det gynnar alla. För det första blir verksamheten mer effektiv om man kan avveckla onödig byråkrati. För det andra skapas en bättre arbetsmiljö. För det tredje får du nöjdare kunder eftersom mer fokus läggs på dem och att lösa deras problem.

Hur ser du på risken att det tippar över åt andra hållet: att tilliten går överstyr?

– Man måste hitta en balans. Jag tror på att skapa relationer där man jobbar med frihet inom tydliga ramar. Om en medarbetare missbrukar friheten, agerar korrupt eller kränker människor måste man vara skarp i sitt ledarskap och markera. Tillitsbaserat ledarskap är inte ett icke-ledarskap. Det finns chefer som använder sig av pennalism och det finns chefer som inte gör något alls. Inget av det är önskvärt. Man måste kunna ge handlingsutrymme utan att abdikera i sitt ledarskap.

Vilka möjligheter har vanliga medarbetare att bidra till en mer tillitsbaserad arbetsplats?

– Det är viktigt att du, när det krävs, vågar lämna din ruta. Men du måste också ha mandat att göra det. Det brukar kallas för organisatoriskt medborgarskap. Visst ska det finnas tydliga rollbeskrivningar, men om en kollega inte tar sitt ansvar så måste kanske du gå in i den personens ställe och ta egna initiativ för att lösa situationen. Det står inte i kontrast till att man har en ansvarstilldelning, men den kan vinna på att vara mindre formalistisk, i synnerhet i krissituationer.

Vad tror du om framtiden för tillitsbaserat ledarskap?

– Jag tror att tilliten står inför en renässans. Sedan Tillitsdelegationen avslutades har vi en majoritet av Sveriges kommuner som försöker jobba med detta. Samtidigt måste man vara ödmjuk inför att det kommer att ta tid – med tanke på hur många år som många organisationer har drivits av misstro och att många inte känner till något annat. Det krävs också att alla hjälps åt om vi ska lyckas avbyråkratisera systemet.