Effektivisera arbetet med metoden antipilot

Tänk dig att du ska utveckla en effektivare arbetsprocess, och du och dina kollegor planerar för nya lösningar och inköp. Vad skulle då hända om ni i stället tittade på vad ni redan gör? Finns det tidstjuvar eller överflödiga moment? Tänk om ni sedan tittade på era användares eller kunders behov och matchade insatserna mot de behoven – hur skulle lösningen se ut då?

Ulrika Lundin har jobbat som innovationsledare och tjänstedesigner i över tio år och coachar offentliga organisationer i utvecklingsprocesser.

– Vi behöver i större utsträckning utveckla det vi redan har och titta på vad vi kan förenkla och ta bort.

Antipilot-metoden handlar om att identifiera vilka uppgifter och processer som kan tas bort utifrån en behovsanalys, och sedan, under en begränsad period, testa hur förändringen fungerar. Testet dokumenteras och utvärderas med hänsyn till att det man har tagit bort eller förenklat ska addera värde – inte försämra.

– I de flesta fall förbättras tjänsten eller lösningen när man förenklar eller tar bort något moment, men ändå är det 90 procent av oss som förbiser utvecklingsmöjligheterna med att ta bort eller sluta göra.

Fröet till metoden antipilot började gro när Ulrika Lundin och en kollega på Sveriges kommuner och regioner (SKR) utvecklade Innovationsguiden – ett stöd för innovation och utveckling inom offentlig sektor.

– Något som blev väldigt tydligt var att antaganden om vad som var det verkliga problemet eller utmaningen ofta vändes upp och ner under den viktiga undersökafasen. Processen synliggjorde att den
tjänst eller delar i den verksamheten man undersökte kanske inte alls användes, var relevant eller ens efterfrågades.

Antipilot är en steg för steg-metod där en ”onödighetsinventering” kommer först.

– Man gör alltså en lista över alla arbetsuppgifter och rutiner för att upptäcka vad man kan testa att ta bort. Sedan värderar man konsekvenserna för berörda medarbetare eller aktörer och kostnader – en typ av effektanalys. Sedan ska detta testas under en begränsad tid och i begränsad storlek. Det kan vara på en avdelning eller del av kontoret. Viktigt under testet är att dokumentera så att man till sist kan analysera konsekvenserna och utvärdera allt.

Ulrika Lundin ser att man i många organisa­tioner arbetar hårt för att göra verksamheterna personoberoende, med ambitionen att göra dem mer effektiva och mindre sår­bara, vilket har många fördelar. Faran med den strategin är dock, påpekar hon, att man riskerar att ta bort och släcka lågan hos medarbetare med ett hängivet engagemang.

– I stället ska man stärka eldsjälarnas förutsättningar att verka. Uppmuntra och premiera deras arbete och bygg en resiliens kring människor som drivs av ett genuint engagemang.

Läs också: Sju metoder för att jobba effektivare

Läs också: Så fixar du de tråkiga arbetsuppgifterna och får mer tid till de roliga

Läs också: Perfektion hämmar dig i din utveckling