Därför funkar det inte att delegera

Det frågar sig ledarskapscoachen och managementförfattaren Sabina Nawaz. I en krönika i Harward Business Review identifierar hon fyra problemområden vid delegering. Gemensamt för dessa är att överlämnandet måste förberedas noga och anpassas till den som ska ta över. Det kan verka självklart, men hinns oftast inte med.

De fyra problemområdena vid delegering är:

1. Brist på självständigt kritisk tänkande
2. Initiativlöshet
3. Kvalitetsbrist
4. Långsamhet

Brist på självständigt kritiskt tänkande

Ett team som inte kan kritisera sitt eget arbete kommer att presentera halvfärdig och konventionella lösningar när projektet presenteras för chefen. Om chefen då berättar hur de borde ha gjort, kommer  motivationen och självförtroendet hos teamet att sjunka.

Enligt Sabina Nawas bör chefen istället ställa frågor. Exempelvis, hur tror ni konkurrenterna kommer att reagera, eller hur fungerar det här? Teamet kommer då att lära sig att själva reflektera över vad de gör, istället för att passivt vänta på facit.

Initiativlöshet

Team kan ibland dra sig för djärva initiativ, och ofta nog att ens genomföra små beslut. Det tvingar chefen att påminna och tjata och leder till att saker blir liggande.

Lösningen är inte på något sätt okänd, men förvånande ofta nog saknas rutiner för uppföljning av fattade beslut. Utse en ansvarig som antecknar alla beslut vid möte och ser till att de följs upp vid nästa möte.

Kvalitetsbrister

Att korrigera kvalitetsbrister i efterhand är stressigt och tidskrävande. Men med rätt förberedelser kan många av dem undvikas. Ett tips är att förse teamet med en lista över vanliga misstag redan innan de påbörjar arbetet.

Många chefer som ställs inför ett undermåligt resultat, sätter sig med rödpenna och ändrar allt som är fel. Här föreslår Sabina Nawas istället att chefen pekar på felen och ber om korrigering. Ska teamet utvecklas är kommentarer bättre än korrigeringar.

Långsamhet

Som chef förundras man ofta över hur lång tid en uppgift tar en medarbetare, när man själv skulle gjort den i en handvändning.

Men medarbetaren har ett underläge som gör uppgifter mer tidskrävande. Det kan vara brist på erfarenhet, men lika ofta oförmåga att läsa chefens tankar. Dessutom lägger medarbetaren tid på att visa resultatet på ett så professionellt och imponerande sätt som möjligt, eller åtminstone begripligt. Sånt tar tid.

Ett sätt att bemöta långsamhet är att helt enkelt fråga personen som ska göra jobbet hur lång tid det tar. Skiljer sig era uppfattningar kan det vara klokt att gå igenom medarbetarens process för att se om det går att skala ned den.

I bästa fall ger det också chefen en god utbildning i hur lång tid delegerade uppgifter faktiskt tar, menar Sabina Nawaz. Och det kan vara klokt att anpassa förväntningarna därefter.