Vad kan jag som chef göra åt min höga arbetsbelastning?

Ett konkret tips för dig som är chef med mycket att göra är att boka in tid för eget arbete i din kalender. Här ger Birgitta Rydell, specialist på chefers utmaningar, sju konkreta tips på hur du kan göra för att hinna med jobbet under arbetstiden.

Fråga: Jag jobbar som mellanchef i en medelstor organisation. Min arbetsbelastning är mycket hög, dagarna är fyllda av både planerade möten och behov av att träffa kollegor därför att det dyker upp akuta problem som behöver lösas. Till det kommer rapportering uppåt om verksamhet och ekonomi, texter som ska skrivas, arbetsledning av medarbetare med mera. Det känns om jag aldrig hinner göra något riktigt färdigt och jag börjar bli orolig över min hälsa. Vad ska jag göra?

Svar: De flesta chefsjobb innebär en högre arbetsbelastning än de flesta andra typer av tjänster. Två av tre chefsmedlemmar i Akavia anser att de har för mycket eller alldeles för mycket att göra.

Som chef är man ansvarig för både verksamhet och medarbetare. Det finns ett tryck dels från ledningen om att uppfylla mål och leverera, dels från anställda som behöver stöd, arbetsledning och har önskemål som chefen behöver förhålla sig till. Det händer ofta att det inte är möjligt att skjuta upp en arbetsuppgift. Behöver en medarbetare stöd kan det behövas insatser omedelbart.

Men hög arbetsbelastning kan också bero på brister i organisation eller att processer inte fungerar som de ska. Det är oftast förhållanden som den enskilde chefen inte kan göra så mycket åt eftersom makten över detta ligger på den yttersta ledningen.

Men ändå finns det vissa saker som går att göra här och nu för att rå på en arbetssituation som inte är hållbar. Glöm inte bort att ditt viktigaste ansvar är att sätta gränser och ta hand om dig själv.

Lista de arbetsuppgifter du har - vad kan du delegera?

Vi vet att balans mellan arbete och återhämtning är avgörande för välbefinnandet och i förlängningen prestationen på jobbet. Här är några steg att ta om du känner igen dig och är en chef som har för mycket att göra.

Först bör du gå igenom dina arbetsuppgifter. Skapa en lista och sortera dem efter viktighet och brådska. Överväg om du kan delegera något ytterligare till dina medarbetare. Detta är inte bara bra för att minska din egen belastning, utan det bidrar också till att utveckla ditt teams kompetenser.

Många fastnar i mötesfällan. Hela arbetsdagen fylls av möten och den enda tid som finns kvar för att hantera mejl, omvärldsbevaka, skriva mejl och annat eget arbetet, blir kvällar och helger. Visserligen är sannolikt flera av de möten som fyller dagen inte möjliga att påverka, men en del är säkert det.  Avsätt tid i kalendern för eget arbete så att du får möjlighet att komma ifatt och hindra andra från att boka in dig. En annan möjlighet är att ha som vana att korta ner tiden för varje möte du bokar in. Det ställer krav på effektivitet, men sparar tid för alla deltagare.

Säg till ditt team att du har för mycket att göra

Var öppen med ditt team att arbetsbelastningen är för hög. Det skapar förståelse och ger möjligheter för andra att själva ta initiativ att ta över uppgifter och bidra med sin kunskap. Med en sådan kultur blir det lättare för alla att ta hjälp av varandra när det behövs.

Du ska också överväga att lyfta problemet med din egen chef. Dels kan du få hjälp med att prioritera, dels kanske du har möjlighet att få ytterligare personal eller andra resurser för att hantera arbetsbelastningen.

Ta emot hjälp av medarbetare och teknik

Gör vad du kan själv eller tillsammans med kollegor och medarbetare för lära dig hur processer kan automatiseras eller effektiviseras. Vi är mitt inne i ett spännande skede i arbetsliv och samhälle där AI-verktyg av olika slag blir alltmer tillgängliga. Det mest kända just nu är Chat GPT som enkelt kan hjälpa dig att skriva texter och sammanfatta stora material. Det är arbetsuppgifter som alla chefer behöver använda mycket tid till.

Denna text hade till exempel tagit ett par timmar mer av min tid än vad den gjorde när jag kunde få ett utkast av Chat GPT som jag sedan kompletterade och bearbetade på mitt sätt.

Ta hand om dig.

Sju tips för att komma till rätta med hög arbetsbelastning:

1. Lista dina arbetsuppgifter, sortera efter brådska och delegera om möjligt. 
2. Avsätt tid i kalendern för eget arbete.
3. Korta ner tiden för möten så de är effektiva.
4. Säg till att du har för mycket att göra.
5. Prata med din egen chef.
6. Ta hjälp av medarbetare och teknik.
7. Ditt viktigaste ansvar är att sätta gränser och ta hand om dig själv.

Läs också: Jag har för mycket att göra – hur löser jag det?

Läs också: Så blir möten på jobbet mer meningsfulla

Läs också: Hur ska jag leda sammanslagningen och få ihop avdelningarna?