Så lägger du upp en policy för distansarbete. Akavias chefsrådgivare coachar i en vanlig ledarfråga.

Fråga: På min arbetsplats arbetar sedan pandemin både chefer och medarbetare delvis på distans hemifrån. Det finns ingen beslutad policy från ledningens sida utan det är upp till varje chef att avgöra hur det hybrida arbetssättet ska utformas. Hur ska jag tänka och göra?

Mejla redaktionen och ställ din fråga.

Svar: Som chef är det din uppgift att organisera arbetet så att verksamheten fungerar, uppdraget kan utföras och målen nås. Vi vet att möjligheten att påverka när och var arbetet förläggs ligger högt på listan över vad som är en attraktiv arbetsplats. Så har du möjlighet att erbjuda flexibilitet i din verksamhet har du en konkurrensfördel för att behålla medarbetare och när du ska rekrytera nya.

Med medarbetare som trivs och mår bra är möjligheterna att utföra ert uppdrag betydligt större än annars. Men du har självklart möjlighet att fordra att medarbetarna är på plats vissa dagar i veckan till exempel för att ha gemensamma fysiska möten eller för att vissa uppgifter utförs bättre på plats på kontoret.

Utan fastställd central policy kring distansarbete kan det vara en bra idé att ta fram en sådan för den verksamhet du leder. Var öppen med dina avsikter och din syn på saken.

Prata med medarbetarna både en och en och tillsammans om hur de vill ha det, men också om målkonflikten mellan å ena sidan den enskildes önskemål om att fritt förlägga arbetet hemifrån och å andra sidan verksamhetens behov av samarbete på plats.

Vi är inte bara individer som ska leverera utan en del av en helhet. Vad kräver närvaro? Vilka typ av arbete går bra att förlägga hemifrån? Vilka möten förväntar du dig att alla i teamet deltar i på plats och vilka går det bra att delta i digitalt?

Akavia är rätt förbund för dig som är chef

Som medlem i Akavia får du expertråd, coachning och stöd vid utmaningar, oavsett om du varit chef en längre tid eller är ny som ledare. Du kan även bli del av styret för professionsföreningen för chefer där du kan stöd i utmaningar som är specifika för ledare, och hitta lösningar tillsammans.

 

 

Även utan en policy för hela organisationen, kan dina chefskollegor och du kan skapa en gemensam kultur kring distansarbete. Om det blir skillnader i riktlinjer mellan olika verksamheter i organisationen är det bra att veta hur andra chefer resonerar. Uppdragen och uppgifterna är olika och då är det helt naturligt att arbetssätten är olika.

I grunden skiljer sig inte ledarskap på distans från gott ledarskap i allmänhet. Det består av att vara tydlig om vilka mål som finns, låta medarbetarna agera självständigt inom givna ramar och ge uppmuntran och förutsättningar för varje person att uppnå sin fulla potential. För chefen innebär det att släppa kontroll, men samtidigt ”ha koll” på att ni är på rätt väg, vilka uppgifter som utförs och hur medarbetarna mår.

Däremot kan ledarskap där arbetet sker både på arbetsplatsen och hemifrån kräva andra arbetssätt. Fungerande digitala verktyg för möten och chattar är viktigare än annars. Det kan också behövas mer struktur och planering. Det gäller till exempel att regelbundet planera in avstämningar med medarbetare när detta inte lika naturligt sker spontant på arbetsplatsen.

Sju steg till att skapa en policy för distansarbete:

  1. Bestäm vissa dagar då medarbetarna är på plats för gemensamma fysiska möten eller för att vissa uppgifter utförs bättre på plats på kontoret.
  2. Var öppen med dina avsikter och din syn på saken.
  3. Prata om å ena sidan den enskildes önskemål om att fritt förlägga arbetet hemifrån och å andra sidan verksamhetens behov av samarbete på plats.
  4. Vi är inte bara individer som ska leverera utan en del av en helhet. Vad kräver närvaro? Vilken typ av arbete går bra att förlägga hemifrån? Vilka möten förväntar du dig att alla i teamet deltar i på plats och vilka går det bra att delta i digitalt?
  5. Skapa en gemensam kultur kring distansarbete på din avdelning. 
  6. Planera in regelbundna avstämningar med medarbetarna.
  7. Använd digitala verktyg för möten och chattar flitigt.

Läs också: Hur ska jag leda sammanslagningen och få ihop avdelningarna?

Läs också: Agilt ledarskap i en tid av förändringar

Läs också: Experterna om fem svåra samtal på jobbet