Hur ska jag som chef agera vid neddragningar?

Här får du råd och kan läsa om vad som är viktigt att tänka på om din organisation står inför neddragningar av verksamhet och/ eller medarbetare. 

Fråga: Jag är chef och min organisation ska spara. Det kommer att innebära neddragningar som påverkar både verksamhet och personal. Hur ska jag agera?

Svar: Du är inte ensam om att ställas inför denna utmaning under 2024. Många kommuner och regioner kommer att behöva göra nedskärningar, även om det kommer visst tillskott av resurser genom vårbudgeten. Inflationen och höga räntor sätter också press på företagen, vilket innebär att vi ser ett ökat antal konkurser och uppsägningar.

I detta svar kommer jag att resonera kring hur du kan agera, men inte behandla de arbetsrättsliga aspekterna på nedskärningar som kan komma att drabba jobben på din arbetsplats. I de frågorna får du vända dig till HR-avdelningen. Påverkas din anställning som chef ska du vända dig till Akavia och få hjälp av våra kompetenta chefsrådgivare.

Att ta sig igenom en period av nedskärningar inom en organisation är att likna vid krishantering i allmänhet. Det kräver öppen kommunikation, ett starkt ledarskap och utvecklat samarbete med den lokala fackliga organisationen. Genom att involvera medarbetarna får du ett bredare perspektiv och ökad kunskap som behövs i processen.

Som en del av ledningen måste du själv förstå och kunna förklara varför nedskärningarna är nödvändiga, vilka långsiktiga effekter de förväntas ha på organisationen och se till att alla andra möjligheter har utforskats innan beslut fattas som påverkar verksamheten och kanske till och med innebär personalneddragningar. Planera vilka delar av organisationen som kommer att påverkas och att fastställa rättvisa och transparenta kriterier för hur dessa beslut ska fattas. En fråga att ställa sig är om förändringarna som behöver göras kan ge kraft att uppnå organisationens mål och följa fastställda strategier. Det skulle kunna innebära att man äger processen och inte blir ett offer för den.

Öppenhet om orsaken till nedskärningarna, kommunikation om beslutprocessen och vad som händer är helt avgörande för att det ska fungera. Regelbunden information skapar trygghet mitt i det kaos som många kan uppleva i en sådan här situation. Det är bättre att informera för mycket än för litet. Även du inte har så mycket eller kanske inget nytt att säga, ställ inte in planerade möten. Det är bättre att träffas och även om det bara innebär att du får berätta att du inte har något nytt att säga just nu. Genom konsekvent kommunikation över hela organisationen kan du undvika ryktesspridning och i stället skapa en grund av förtroende.

Blir konsekvensen till och med uppsägningar innebär det att du behöver genomföra samtal som är svåra och kräver gedigen förberedelse. Grunden i sådana samtal är att visa medkänsla och förståelse. I det här är du bara människa. Erkänn det och försök att bara ta emot de känslor som kommer att uppstå. Alla chefer bör se till att utbilda sig i denna typ av samtal så att de är väl förberedda.

För de anställda som påverkas av neddragningarna måste erbjudas ett omfattande individuellt utformat stöd, inklusive tillgång till karriärrådgivning, psykologiskt stöd och hjälp med att omplacering eller hitta nytt arbete. Det är viktigt att vara observant och uppmärksamma hur enskilda medarbetare mår för att kunna ge mer stöd till de som behöver. Var proaktiv och våga ställa frågan till var och en hur de mår. Så fort du får veta att det blir neddragningar som påverkar medarbetarna ska du koppla in den omställningsorganisation som din arbetsgivare tillhör.

För de anställda som blir kvar är det lika viktigt att hantera deras känslor. Skuld och oro för framtiden kan påverka arbetet och engagemanget. Du behöver samtala med medarbetarna om framtiden och hur ni kan gå in i den tillsammans. Organisationen behöver en plan för att återhämta sig och växa starkare från erfarenheten, vilket innebär att aktivt arbeta för att bygga en positiv arbetsplatskultur och engagemang hos de anställda som är kvar.

Läs också: Jag ska leda förändringsarbetet – men riskerar att själv bli av med jobbet

Läs också: Vad gäller vid omorganisation?

Läs också: Måste jag förhandla om min egen tjänst?