Många företag och organisationer har rekryteringsproblem. Det beror ibland på kompetensbrist, men ofta är boven i dramat slarvigt genomförda rekryteringsprocesser som leder till felaktiga beslut. Det berättar Anki Stafwerfeldt, som har arbetat med rekrytering i över 20 år och som är medgrundare till HOME of Recruitment.

– Felrekryteringar är hyfsat vanliga och behöver inte bara handla om att verksamheten upptäcker att personen inte passar för rollen och därför måste avsluta anställningen. Det kan också vara att man missar en stjärna i urvalet och i stället väljer någon som bara är good enough, säger hon till Aspekt.

Misslyckade rekryteringar kan kosta stora belopp, någonstans mellan 750 000 och 1,5 miljoner kronor per klavertramp enligt vissa undersökningar, berättar Anki Stafwerfeldt.

– Det här är gamla siffror och jag skulle tro att priset är högre idag. Det man ofta glömmer är att felrekryteringar inte bara är kostsamma, de är också tidskrävande och kan ha negativ inverkan på arbetsmiljön, till exempel om personen ställer till det så att kunder förloras eller medarbetare slutar, säger hon och tillägger:

– Investeringar i till exempel IT-system föregås ofta av noggranna kartläggningar utifrån vissa tydliga parametrar. Samma sak borde även gälla rekryteringsprocesser, men så är det ofta inte.

Många gånger är kravprofilen för otydlig

Många gånger beror en misslyckad rekryteringsprocess på att kravprofilen har varit för diffus eller rentav har saknats helt och hållet. Förutsättningarna för en framgångsrik rekrytering ökar om arbetsgivaren tydligt och konkret beskriver vilka kvalifikationer, kompetenser och personliga egenskaper som behövs i den aktuella rollen.

– Alldeles för ofta är kravprofilen lös i kanterna, till exempel att man behöver ha ”erfarenhet som chef” – men det säger ingenting om vilken typ av chef ni söker. Beskriv hellre vilka utmaningar chefen kommer att möta, exempelvis att det är viktigt att chefen kan ”motivera och entusiasmera människor i förändringsprocesser” eller ”stå stadigt när det blåser”.

Undvik orealistiska krav

Även för högt ställda krav i relation till den aktuella tjänsten är någonting som kan försvåra rekryteringsprocessen och även skrämma bort talanger. Rådet från Anki Stafwerfeldt är att noggrant fundera över vilka kompetenser och färdigheter som kandidaten måste ha och vad som kan betraktas som ”trevligt och meriterande”.

– Många företag och organisationer rekryterar med en ”hängslen och livrem”-attityd, för att det känns tryggt. Risken är att man då främst söker och finner kandidater som redan kan allting, inte får någon utveckling och därför ledsnar. Samtidigt kanske man ratar en talang som har en stor utvecklingspotential och som hade kunnat tränas upp inom organisationen och tillfört nya perspektiv.

Hon fortsätter:

– Behöver man kunna flytande svenska eller räcker det med engelska, med tanke på att ni är ett internationellt företag? Måste man ha en masterexamen i ekonomi för denna roll, eller är det bara en ”sanning” som har uppstått med genom åren? Det är viktigt att tänka till och skilja mellan ”need to have” och ”nice to have”.

Låt bli att skönmåla, var transparent med roll och verksamhet

En vanlig fallgrop som kan leda till en misslyckad rekrytering är att som arbetsgivare mörka saker och ting och presentera en skönmålad beskrivning av rollen och verksamheten. I stället är transparens och tydlighet att föredra, konstaterar Anki Stafwerfeldt. På det sättet kan kandidaten få mer realistiska förväntningar på tjänsten och verksamheten, vilket också minskar risken för missnöje och spänningar längre fram. Då kan man även i tid upptäcka sådant som skulle kunna leda till problem, såsom att kandidaten visserligen har rätt kompetens men inte passar in i arbetsplatsens kultur.

– Man behöver inte vara ärlig och öppen till den grad att det blir löjligt, utan det räcker med att nyansera bilden litegrann, till exempel att beskriva rollen på ett balanserat sätt eller berätta att situationen är lite rörig på grund av en omorganisation. Tyvärr är rekryteringsprocesser ofta ensidiga: arbetsgivaren utvärderar kandidaten i stället för att skapa öppenhet och ömsesidighet.

Ha koll på magkänslan

En annan blunder under rekryteringsprocessen är att låta magkänslan styra och ställa. Det är mänskligt att tilltalas av kandidater som påminner om en själv, men att ge magkänslan fritt spelrum tenderar att leda till felaktiga och fördomsfulla rekryteringsbeslut, konstaterar Anki Stafwerfeldt.

– Magkänslan är bra i många sammanhang, men det är inget bra verktyg i samband med rekrytering för den kommer bara att göra att du går i gång på fel saker: att ni håller på samma fotbollslag, bor i samma område, har barn på samma förskola eller samma fritidsintresse: ”man vet ju att golfare är kompetent folk”. Allt detta säger mycket lite om hur väl kandidaten kommer att lyckas i rollen, säger hon.

Vetenskapligt validerade kandidattester kan visa vägen

Magkänslans inflytande kan begränsas med hjälp av personlighets- och begåvningstester, tillsammans med strukturerade intervjuer där alla kandidater får samma frågor. Anki Stafwerfeldt betonar dock att testerna måste vara vetenskapligt validerade, framtagna för rekryteringssyften och att resultaten ska tolkas neutralt.

– Tester har ett rykte om sig att vara ”the easy way” för lata rekryterare, men ofta är testerna det enda rimliga alternativet, särskilt om man har fått över hundra ansökningar till en tjänst, vilket inte är ovanligt i en lågkonjunktur. Tester kan i kombination med intervjuer ge en fingervisning om vilka som är bäst lämpade.

Trevlig eller kompetent?

Genomtänkta kravprofiler, intervjuer och tester minskar också risken för att de trevliga och pratglada kandidaterna ska hamna högst upp på listan, vilket annars är förhållandevis vanligt, betonar Anki Stafwerfeldt.

– Jag vill påstå att det är ofta som den rekryterande chefen faller lite för kandidaten som är framåtlutad, karismatisk och pratsam. Medan en mer tystlåten och introvert person ofta inte känns lika övertygande – trots att denne kanske har en kompetens och karaktär som passar bättre för tjänsten. Många tror att en anställningsintervju är ungefär som en middagskonversation, men en framgångsrik rekrytering är inte samma sak som att ”lära känna en person”.

Struktur A och O

Anki Stafwerfeldts uppfattning är att många rekryteringsprocesser saknar en genomtänkt struktur, vilket också ökar risken för att beslut fattas på lösa boliner, att rekryteringen misslyckas eller att processen avslutas utan uppnått resultat.

– Det är överraskande vanligt att rekryterande chef saknar en ordentlig plan: kravprofilen är luddig, intervjuerna ostrukturerade, kanske använder man tveksamma personlighetstester. Många underskattar vikten av struktur.

Läs också: Kontoret viktigt vid rekrytering och kulturbygge

Läs också: Få fart på karriären – så byter du jobb internt

Läs också: Psykologen: Så hanterar du negativitet och negativa besked