Så bygger du starka team från grunden

Vad är det för skillnad mellan en grupp och ett team? Svaret på frågan är grundläggande för att förstå hur man får människor att jobba tillsammans för att nå ett mål. Det menar Maria Åkerlund, konsult inom organisationspsykologi. Något som har förändrats sedan hon som nybakad psykolog på 90-talet började jobba med att coacha privata företag inom grupputveckling och ledarskap är just att man har gått från att prata om grupper till att prata om team. 

– En grupp kan vara en samling individer som väntar på en buss; de ska alla gå på bussen men behöver inte varandras hjälp för att lyckas med detta. Ett team däremot består av människor som är ömsesidigt beroende av varandra för att nå ett gemensamt mål. Poängen är att ett team inte klarar av uppgiften utan att samarbeta, säger Maria Åkerlund.

Hon är medförfattare till böckerna Teamutveckling i teori och praktik och Allt ljus på teamet och har under sin karriär främst jobbat med ledningsgrupper på olika nivåer. Det är vanligt att dessa har problem som team just för att de har svårt att formulera sina gemensamma mål, berättar hon.

– Personer som ingår i en ledningsgrupp har ofta lätt för att ta på sig en ledarroll, men svårt med medlemsrollen och att se vad man kan bidra med till gruppen. När företag pratar om att de vill ha en teambaserad organisation är det viktigt att faktiskt förstå vad det handlar om; ett team måste, för att fungera väl, alltid bygga på ömsesidiga beroenden.

Vänliga teamdeltagare viktigt för gott samarbete

Innan ett team skapas är det därför några saker som bör klargöras. Första frågan att ställa sig är: Vilket problem ska lösas? Frågan som följer lyder: Kräver detta problem att det är flera personer som samarbetar? Kommer man fram till att svaret är ja på den frågan går man vidare till nästa: Vilka kompetenser krävs för att lösa problemet? Och det är här, i själva rekryteringsprocessen, man har chansen att lägga grunden till ett starkt team, menar Maria Åkerlund. För att lyckas bör rekryteringen ske så strikt och mekaniskt som möjligt; egna känslor och bedömningar bör hållas utanför.

– Låt helst en algoritm göra jobbet. Forskningen visar att detta är det allra bästa sättet för att undvika diskriminering och nepotism. Formulera vilka kompetenser som eftersöks och samla sedan in kompetenser från varje potentiell teammedlem. Undvik dubbla kompetenser; om två personer bidrar med samma kunskap skapas konkurrens och obalans vilket stör det ömsesidiga beroendet. 

Andra saker som enligt forskning är viktigt är att teamet består av personer som har höga mått på vänlighet och låga mått på neurotisism – något som man kan ta reda på genom personlighetstester.

– Ett team med flera personer som ligger lågt på vänlighet kan leda till problem i form av konflikter och samarbetssvårigheter. Det är också eftersträvansvärt med en blandning av introverta och extroverta. De senare är mer benägna att ta sig an en ledarroll och om alla är extroverta kan det därför bli konkurrens om den positionen. Ett bra team behöver även goda följare.

Hur stort eller litet ett team bör vara finns det flera forskare som har tittat på, berättar Maria Åkerlund. I den amerikanska psykologiprofessorn Susan Wheelans sista publicerade studie framgår att de mest effektiva teamen består av fyra till sex personer – och att teamet blir sämre för varje adderad medlem därutöver. En annan framstående professor inom organisationspsykologi, J. Richard Hackman, kom i sin tur fram till att team aldrig ska vara tvåsiffriga.

– Det som händer när teamet blir för stort är att komplexiteten blir ohanterlig och gruppen fragmenteras i mindre grupper, säger Maria Åkerlund.

Revolt inom gruppen ett friskhetstecken

Har man kommit så här långt och gjort ett gediget grundjobb med rekryteringen är förutsättningarna goda för att teamet ska utvecklas och prestera bra. Men det bygger på att chefen eller arbetsledaren har formulerat tydliga mål för vad som ska uppnås.

– Det är inte omöjligt med ledarlösa team, men forskning visar att de team som har en utsedd ledare presterar lite bättre och utvecklas lättare.

Enligt Susan Wheelans modell för grupputveckling (förkortad IMGD) finns några faser som team måste gå igenom för att utvecklas optimalt. I det första skedet spelar ledaren en central roll för att föra fram det gemensamma målet för gruppen, att tydliggöra allas roller och formulera arbetsprocessen.

– Här ligger mycket ansvar på ledaren att skapa tillräcklig klarhet för att teamet ska kunna sätta igång och jobba. Men i nästa fas har ledarberoendet blivit ineffektivt; man får inte ut maximalt av teamet om det bara består av följare. Nu behöver gruppen mopsa upp sig mot chefen och lägga sig i. Det kan leda till friktion och konflikter – och en stigande energi.

Hur ska teamledaren hantera detta?

– En bra ledare är uppmärksam på när frustrationen och mothuggen i gruppen ökar och tar vara på energin för att öppna upp diskussioner och fördela ansvaret bredare. Ett delat ledarskap innebär att fler medlemmar tar ett större ansvar för gruppen som helhet. De team som är mest effektiva är de som ständigt utvecklas och som är öppna för att lyssna på och ta in olika synsätt. Det skapar också ett klimat där teammedlemmar känner sig lyssnade på – motsatsen till en tystnadskultur.

Så det är viktigt att ständigt ifrågasätta om man är på rätt väg?

– Absolut. Grupper som regelbundet stannar upp och reflekterar över sina arbetsprocesser är 30 procent mer effektiva än andra. Det är i dessa stunder av reflektion som nya, bättre vägar stakas ut och teammedlemmarna bygger upp gemensamma tankemodeller.

Team bör inte leva för evigt

Maria Åkerlund jämför ett teams utveckling med en människas: teamet går från ett litet barn som behöver sin förälders hjälp till en tonåring som gör revolt och söker medbestämmande till en ung vuxen som vill erövra världen och arbetar på topp under många år innan hon på ålderns höst pensioneras.

– Om man gör det gedigna grundarbetet ska en grupp kunna börja leverera på topp inom ett halvår. Sedan skördar man frukterna av detta under ett eller två år.  Därefter behövs ofta ny stimulans. Gamla grupper tenderar att vända sig bort från organisationen, bli inåtvända och tappa kraft. Med tiden kan man också behöva höja målen för att ett team ska behålla sin motivation.

Hur gammalt bör ett team bli?

– Helst inte äldre än ett par–tre år. Team kan dock förnyas om man vid ett och samma tillfälle byter ut mer än hälften av deltagarna.

Läs också: Så fungerar Silicon Valley-metoden som boostar vinsten

Läs också: Så får du team att högprestera

Läs också: Så förbereder du dig för personlighetstest när du söker jobb