Rusta dig för det oväntade på jobbet

En av insikterna efter de senaste årens händelser i vår omvärld är behovet av att vara förberedd på det oväntade – att vara redo för en kris eller omställning, utan att för den skull behöva vara på sin vakt hela tiden.

Vad som krävs för att lyckas med är något som Robert Karjel har full koll på. Han har en bakgrund som stridspilot och överstelöjtnant inom Försvarsmakten. Med erfarenheter från ett flertal internationella konflikter är han expert på ledarskap i pressade situationer.

– En av grundförutsättningarna är att var och en förstår sin egen roll. I en kris måste det vara tydligt vem som ansvarar för vad, säger han.
Genom en klar ansvarsfördelning minskar risken för förvirring, och människor kommer att känna sig tryggare att agera, förklarar han. Just det där med att agera är en annan av nycklarna för att hantera nya, oväntade förutsättningar.

– Du måste lägga fokus på handling, snarare än på perfektion. Det gäller att ha koll på organisationens övergripande syfte eller riktning, men inte vänta in den perfekta lösningen innan du agerar. I många situationer är det inte möjligt att få fullständig information, och då behöver du vara bekväm med att fatta beslut under osäkerhet.

Det här ställer i sin tur krav på kulturen inom företaget eller organisationen.

– Det är viktigt att det finns en förlåtande kultur, där misstag kan ses som lärdomar snarare än något att bestraffa. Det minskar den psykologiska barriären mot att agera och främjar initiativ, säger Robert Karjel.

En sådan kultur gör dessutom stor nytta i den ordinarie verksamheten:

– Innovationskraft bygger på en frihet att testa nya idéer och lösningar utan att vara rädd för att göra fel.

Även om han understryker behovet av snabbhet och ett fritt tänkande, så gäller det ändå – i synnerhet i ett krisläge – att beslut och initiativ är just genomtänkta.

– En kris skapar nästan ofrånkomligen en stresskänsla, och därmed en risk att du styrs av dina impulser. Det är därför viktigt att ledare ser till att utbilda sina team i grundläggande stresshantering så att de kan bli bättre rustade för att behålla lugnet i kriser.

Ett effektivt sätt att stärka förmågan att hantera kommande utmaningar är att dra lärdom av de som man just har klarat av.

– Efter varje oväntad situation bör gruppen eller organisationen avsätta tid för att reflektera och analysera vad som gick bra respektive vad som kan förbättras.

Robert Karjel konstaterar att reflektion ska ses som en investering, och att det är något som även finns med som en regelbunden rutin för ledare.

– Det är minst lika viktigt som att utföra operativa uppgifter. Det kan räcka med att börja i liten skala för den som vill skapa en rutin: se till att markera 10–15 minuter i kalendern varje dag för att tänka över dagens händelser och beslut. Det är en bra start.

God kommunikation är ytterligare en aspekt som är avgörande för att skapa organisationer som kan hantera oväntade förändringar.

– Transparent och konsekvent kommunikation bygger förtroende och minskar osäkerhet. Det gäller också att kunna kommunicera en vision som sedan ligger till grund för att medarbetarna kan få en känsla av gemensam riktning och mening. Du blir som regel mycket mer motiverad när du förstår hur ditt arbete bidrar till företagets övergripande mål.

Medarbetare som har en egen drivkraft och tar ansvar är en avgörande faktor för att vara framgångsrik i tider av förändring. Det handlar om att ”bli någon att räkna med”, vilket också är titeln på hans senaste bok.

– Att vara någon att räkna med innebär att ha en förmåga att hantera utmanande situationer på ett konstruktivt sätt – bortom byråkratiska hinder och förväntade konventioner. Det handlar om att stanna upp, reflektera över vad som pågår och välja vem man vill vara i situationen, snarare än att bara reagera med instinktiv kamp eller flykt.

Mod och initiativkraft är kännetecknande egenskaper för dessa personer.

– Enkelt uttryckt är det sådana som går att lita på, och som förstår att om de undviker att göra fel är det inte nödvändigtvis detsamma som att de gör rätt, säger Robert Karjel.