Arbetsgruppens storlek underskattad chefsutmaning

Arbetsgruppens storlek är inte sällan en bidragande faktor i samband med en rad arbetsmiljöproblem. Trots detta får frågan ganska lite uppmärksamhet både inom forskning och bland lagstiftare. Det berättar Linda Corin, doktor i arbetsvetenskap och forskningsledare på Institutet för stressmedicin inom Västra Götalandsregionen.

Gruppstorleken är en bubblare i många arbetsmiljösammanhang, allt från arbetsbelastning och personalomsättning till mobbning och psykisk ohälsa. Den verkar trivial, men är genomgripande, säger hon i en intervju med Aspekt.

Färre stora grupper bland Akavias medlemmar

Enligt en undersökning från SACO-S har 16 procent av Akavias chefsmedlemmar i statlig sektor 21-50 personer i arbetsgruppen, medan 2 procent har fler än 50. Enligt statistik från Akavia är det betydligt färre chefsmedlemmar i privat respektive kommunal sektor som har stora arbetsgrupper. När det gäller privat sektor, så har 15 procent av cheferna 11-20 medarbetare, fyra procent har 21-50 medarbetare och två procent har fler än 50.

– Jämfört med hur det ser ut i vård, omsorg och andra välfärdstjänster, är det inte så många av Akavias chefsmedlemmar som uppger att de leder stora arbetsgrupper. Samtidigt uppger 27 procent av cheferna med 21-50 medarbetare att arbetsgruppen är för stor. Det indikerar att arbetsgruppens storlek ibland kan vara besvärande för cheferna själva och även påverka arbetsmiljön generellt, säger Birgitta Rydell, sakkunnig inom chefs- och ledarskapsfrågor på Akavia.

Negativa konsekvenser från 25 medarbetare och uppåt

Det finns inget optimalt antal medarbetare per chef, men forskningen pekar på att de negativa konsekvenserna ofta börjar bli mer synliga från 25 medarbetare och uppåt – även om problem av naturliga skäl också kan uppstå vid betydligt mindre grupper.

– Som chef har du vitt skilda förutsättningar beroende på om du har 10 eller 25-30 medarbetare. Vid stora grupper blir det svårare att bygga relationer och risken är högre för subgrupperingar och informella ledare, vilket kan leda till konflikter och kränkande särbehandling. Om chefen beter sig illa och rörigt på grund av stressen och pressen tenderar det att få dominoeffekter, inte bara på trivseln utan även på effektiviteten och kvaliteten i verksamheten, säger Linda Corin.

Om en arbetsgrupp anses vara för stor eller inte beror i hög grad omständigheterna. Det handlar om faktorer som arbetets svårighetsgrad, medarbetarnas förmåga att arbeta självständigt samt förekomsten av psykisk ohälsa i gruppen, berättar Linda Corin.

– Med det sagt, även om klockorna står rätt i övrigt när det gäller förutsättningar är det i regel utmanande att vara en bra chef för säg 25 personer eller fler. Och sett ur organisationernas perspektiv är det lite att kasta pengarna i sjön att rekrytera duktiga chefer och inte ge de rimliga förutsättningar, säger hon och fortsätter:

– Värt att notera är att chefens skicklighet tycks spädas ut när kontrollspannet blir stort. Chefen kan kompensera till en viss gräns, men en stor grupp tenderar på sikt att neutralisera fördelarna av ett konstruktivt och kompetent ledarskap.

Allt högre arbetsbelastning för cheferna

En försvårande omständighet är att genomsnittschefen tycks ha fått mer att stå i de senaste tio-tjugo åren, vilket gör storleken på arbetsgruppen än mer betydelsefull.

– Lönesamtal, schemaläggning, rekrytering, arbetsmiljöärenden, strategiska frågor, ja, mycket tyder på att uppgiftsspannet har ökat. Det beror delvis på att organisationer generellt har skruvat upp ambitionsnivån och blivit mer professionella. Många projekt, till exempel inom miljö och jämställdhet, är självfallet av godo, men mycket landar bara på chefernas bord, säger Linda Corin.

Hur vanlig är uppfattningen att ”en bra chef ska klara av att stötta många”, tror du?

– Trots att vi idag egentligen borde veta bättre råder det fortsatt ett hjälteskimmer över chefsrollen. Idén om att antalet uppgifter och medarbetare du ansvarar för är ett mått på hur kompetent du är som chef, är tyvärr fortsatt utbredd.

I rapporten Leda lagom många har Linda Corin med kollegor bland annat undersökt vad organisationer kan göra för att minska arbetsgruppernas storlek. Det korta svaret är att en universallösning saknas, vilket beror på att arbetsgruppens storlek inte kan betraktas isolerat utan måste sättas i relation till förutsättningarna på den specifika arbetsplatsen.

– Det kan handla om delat ledarskap, om att införa biträdande chefer eller om att dela upp gruppen i mindre enheter, men olika arbetsplatser behöver ta till olika lösningar och allting har sina för- och nackdelar, säger hon och fortsätter:

– Först och främst är det viktigt att företag och organisationer verkligen undersöker chefernas arbetssituation, med fokus på deras uppgifts- och kontrollspann. Tyvärr glöms det ofta bort, trots att chefens möjlighet att utföra sitt uppdrag får stora konsekvenser både för medarbetarna och för verksamheten i stort. 

Behöver finnas med i arbetsmiljöarbetet

Även om det är svårt att ange en skarp gräns för när en grupp blir för stor, betonar Birgitta Rydell på Akavia att företag och organisationer behöver väga in storleken på arbetsgrupperna i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

– Vad som faktiskt är en stor grupp varierar utifrån faktorer som typ av arbetsplats, verksamhetens komplexitet och arbetets svårighetsgrad. Men mycket tyder på att problem kan uppstå om chefen har ansvar för 25, 30 eller rentav 40 medarbetare. Det är då inte bara chefens stressnivå eller arbetsbelastning som påverkas, utan det kan även leda till sämre relationer och mer missnöje i gruppen.

Birgitta Rydell betonar att cheferna själva bör föra upp frågan på dagordningen.

– Varje uppgift i chefens arbetsbeskrivning tar si och så många minuter eller timmar, och om storleken på arbetsgruppen då är orimlig i relation till arbetsmängden så bör man argumentera för att man inte kan utöva ett gott ledarskap under de förutsättningarna. Det kan också bidra till att problemet blir mer synligt inom ramen för arbetsplatsens systematiska arbetsmiljöarbete.

Läs också: Otydliga mandat gör att chefer kläms mellan ledning och medarbetare

Läs också: Mellanchefers arbetsmiljö granskas i stor inspektionsinsats

Läs också: Tuff arbetssituation för chefer i privat sektor