Bli en framgångsrik projektledare

Så beskrivs den moderna projektledarrollen i kort sammanfattning av Mats Ragnarsson utbildare och konsult på Wenell. Han har över 30 års erfarenhet av projektledning i Sverige och internationellt.

– Projektledning är en jättespännande form av ledarskap och väldigt stimulerande. Det är även en väg att göra karriär, säger Mats Ragnarsson.

Han uppmanar dig att inte vara rädd för att åta dig ett uppdrag som projektledare. Ge det en chans, sök stöd och hjälp och pröva dig fram.  Visst kräver projektledning mycket av dig men du får ännu mer tillbaka.

– Förutom att driva projektet ska du förankra det hos deltagarna, sätta spelreglerna och vara en idéspruta, fortsätter han. Det gäller att få gruppen att "tända till". Deltagarna ska känna att nu har vi fått ett intressant och viktigt uppdrag som vi ska lösa tillsammans.

Elisabeth Kamél, projektcoach och proaktiv kvalitetssäkrare med djup erfarenhet av projektledning, säger att du måste vara införstådd med att allt med projektledning handlar om ledarskap. Du ska välja metodik, strukturera arbetet, dela upp det i kronologisk följd och berätta för gruppen och omgivningen om projektet.

De fyra viktigaste frågorna för lyckad projektledning

– Projektledning handlar mycket om egen kraft och förmågan att utveckla en kompetens, instämmer Mats Ragnarsson. De viktigaste frågorna att få svar på är 1) Varför? 2) Vilken vinning? 3) Vem är beställare? och 4) Vad siktar vi emot?

Läs också: Ny som chef? Hitta din ledarstil

Både Elisabeth Kamél – som skrivit den prisade boken ”Projektkommunikation – så får du den att fungera!” - och Mats Ragnarsson lyfter fram kommunikation som en nyckel till framgångsrik projektledning.

– Ju mer om projektet som tydliggjorts desto mer hjälper det dig att få det gjort, säger de.  Det är också väldigt viktigt att ta reda på att du har projektbeställarens stöd och hjälp.

Elisabeth Kamél framhåller att du inte ska behöva kriga för ditt projekt utan det ska vara solklart att det har ett berättigande. Det händer tyvärr att beställare ”sätter sig med armarna i kors”.  

Läs också: Hitta din studiestrategi

De säger båda att hur du involverar deltagarna från början är avgörande för projektets resultat. Det är ditt ansvar att alla förstår projektets syfte och idén bakom.

– Förklara även för deltagarna att de är utvalda för sina specifika kunskaper och du behöver deras synpunkter, säger Elisabeth Kamél. Människor stimuleras av att få använda sin fulla kompetens och många längtar efter att få vara kreativa.

Mats Ragnarsson råder dig att ofta ha korta uppföljningsmöten med gruppen och ibland prata enskilt med deltagare om deras uppgift. På så vis kan du lösa många knutar.

Han säger att det inte på förhand går att bestämma det resultat ett projekt ska leverera. En god idé är att göra en förstudie och se vilka alternativ som finns och vad som är huvudalternativ. Speciellt gäller det osäkra och komplexa projekt. Ett ämne han skrivit en bok om tillsammans med Lars Marmgren. 

– Arbetslivet är i ständig förändring idag och projekt förändras ofta under arbetets gång, säger han. Nya möjligheter kan öppna sig eller oväntade problem uppstå. Ibland kan mål som är uppsatta inte längre gå att agera på. Händelser och katastrofer i omvärlden kan också inverka. Ni i gruppen måste våga reflektera tillsammans och bestämma vad  som är nästa steg i processen.

Läs också: Hög tid att börja med aktivt vardagslärande

Mats Ragnarsson säger att utvecklingen inom projektledning går glädjande nog mot en mycket mer "öppen skola" än när han började . Det talas mer och mer om samskapande och mindre om arbetsmetodik och projektmallar.

– Vi har även inspirerats av journalisters arbetssätt, forsätter han. Vikten av nyfikenhet och faktainsamling, att ställa öppna frågor till deltagarna,  lyssna noga på deras svar och följa upp det som sägs. Plus att inte vara rädd för att verka dum utan att fråga om det är något du inte förstår.

Är du ny i projektledarrollen eller inte så rutinerad råder Elisabeth Kamél och Mats Ragnarsson dig att skaffa en coach eller i alla fall en kollega eller vän som du kan testa idéer och tankar på. Det finns även projektnätverk du kan få stöd och hjälp av.

– Ett dilemma som projektledare är att du inte har formell makt att beordra någon att göra det du vill, säger Elisabeth Kamél. Om en deltagare inte levererar det som är bestämt i tid kanske projektet riskerar att försenas. Är du inte så van som projektledare är det lätt att du då själv gör jobbet.

Enligt hennes erfarenhet tar många projektledare väldigt allvarligt på uppdraget och behovet att hålla deadline. De driver sig själva hårt och blir stressade. Vissa bränner ut sig.

– Du måste söka stöd om du hamnar i ett krisläge och se till få återhämtning, säger hon.

Elisabeth Kamél och Mats Ragnarsson understryker att det är jätteviktigt att hålla projektbeställaren uppdaterad om hur projektet fortlöper. Det får inte bli några överraskningar när resultatet presenteras.

– Se till att ge information på en lagom nivå och att inte fastna i detaljer, säger Mats Ragnarsson. Stöter du på problem måste du berätta det. Ibland kan du behöva  begära mer resurser eller mer tid. I båda fallen gäller det att du tydligt motiverar varför och vilka konsekvenserna blir om du inte får det. 

Han säger att projekt kan misslyckas, genom att de kraftigt försenas eller i värsta fall inte används. Händer det dig kom ihåg att det är av misslyckanden vi lär oss. Nästa gång du är projektledare kan du mycket mer och ditt projekt blir framgångsrikt.

–  Transparens i dialogen med beställaren motverkar synpunkter om misslyckande, inflikar Elisabeth Kamél.

Läs också: Hur skapar man vanor som håller i längden?