Att jobba systematiskt arbetsmiljöfrågor är inte så svårt som det verkar. Det finns fyra steg i arbetsmiljöarbetet du behöver ha koll på; undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp. Här får du stöd av Akavias förhandlare/ rådgivare Kamilla Rosendal i denna viktiga fråga. 

Fråga: Jag är företagare och anställd som chef på mitt bolag. Vi är ett mindre bolag med sju anställda. Vi jobbar till stor del med kontorsarbete. Jag vet att jag har ett ansvar att undersöka arbetsmiljön systematiskt, men hur gör jag det?

Svar: Att påbörja ett arbete med arbetsmiljön kan uppfattas som krångligare än vad det behöver vara. Det finns egentligen fyra olika steg i systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM): undersök, riskbedöm, åtgärda och följ upp.

Gör detta systematiskt och regelbundet, det vill säga varje eller vartannat år. Hur ofta beror lite på vilka risker som finns på arbetsplatsen. Risker är alltså det som kan uppfattas som områden där de anställda kan skada sig på lång alternativt kort sikt.

Börja med att kartlägga riskerna

Riskerna i kontorsarbetsmiljön är främst av organisatorisk och social karaktär, men det finns även fysiska risker. För att få hjälp med att veta vilka risker som kan finnas är det bra att göra skyddsronder. Du hittar checklistor för detta bland annat på Prevents eller Sunt arbetslivs webbsidor.

Du börjar med att kartlägga risker. Det kan du göra genom att samla ihop material från till exempel medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, kanske gör ni någon arbetsmiljöenkät där ni mäter välbefinnande, arbetsbelastning etcetera, samt resultatet av skyddsronden.

Planera regelbundet för hur riskerna kan åtgärdas och vem som ansvarar

Utifrån undersökningen gör du en samlad bedömning av riskerna, vilka som finns och hur allvarliga dessa är. Gör den gärna skriftligt.
Tredje steget blir att göra en planering för hur ni kan åtgärda de risker som ni sett och vem som ansvarar för att göra detta och när det ska vara klart.

Följ kontinuerligt upp vilka åtgärder som genomförts och vilka effekter de har haft. Om åtgärderna inte har varit tillräckliga behöver de kompletteras.

Arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska skriftligen dokumenteras på alla företag som har tio anställda eller fler, men det är alltid en rekommendation att du gör detta skriftligt även om ni bara är sju anställda.

Du hittar också information på Arbetsmiljöverkets webbsida.
Det viktigaste är att ni påbörjar ett arbete och genomför arbetsmiljöundersökningar regelbundet.

Läs också: Svenskar vill trivas på jobbet och känna samhörighet

Läs också: Hjärnvänlig arbetsplats - fyra steg till bättre kognitiv ergonomi

Läs också: Vilket ansvar har jag för sjukskriven medarbetare?

Här hittar du Prevents sida om att komma igång med arbetsmiljöfrågor

Här finns Sunt arbetslivs verktygslåda för att komma igång med frågor kring arbetsmiljö