Ser vi slutet på distansarbetet?

I mitten på september kom det uppmärksammade beskedet – Amazons vd Andy Jassy har bestämt att techjättens 350 000 kontorsanställda förbjuds att jobba hemifrån och i stället ska infinna sig på kontoret fem dagar i veckan, med start i början av 2025. Det har lett till frustration hos många i personalstyrkan, där en betydande andel är missnöjda över återgången till kontoret och till och med överväger att byta jobb på grund av kravet. Amazon är inte ensam om att nu begränsa distansarbetet, även stora företag som Boeing, UPS och JP Morgan vill framgent se heltidsnärvaro på kontoren.
Tendenserna syns även i Sverige. Akavia Aspekt har rapporterat om att Försäkringskassan har skärpt reglerna för distansjobb för myndighetens 14 000 anställda, från ett tak på 49 procent per år till krav på kontorsnärvaro tre dagar i veckan.
– Tanken var att kontoret skulle vara huvudarbetsplatsen, men så har det inte sett ut i praktiken på många håll. Vi har i stället haft mer distansarbete än vad som var avsikten från början, berättade Försäkringskassans HR-ansvarige Magnus Lundström för Akavia Aspekt tidigare i år.

Mer kontroll under lågkonjunkturen
Lena Lid Falkman, organisations- och ledarskapsforskare vid Handelshögskolan och Karlstads universitet, ser olika skäl till kraven på en återgång till kontoren.

– Det finns säkerligen en kontrollaspekt över det hela, att det har funnits medarbetare inom vissa grupper eller enheter som inte har följt de tidigare riktlinjerna och som har gjort att chefen har upplevt att de har tappat greppet.
Hon tror inte att vi kommer att få se exakt samma utveckling i Sverige som i USA, där alltså allt fler större organisationer vill se fullständig medarbetarnärvaro på kontoren.
– I USA är arbetslivet generellt sett mer hierarkiskt och det speglar sig förmodligen i åtgärderna för att få tillbaka medarbetarna till kontoren, säger Lena Lid Falkman.
Det kärva ekonomiska läget kan vara en bidragande orsak till den nya trenden. På en svagare arbetsmarknad kan organisationer våga ställa mer krav på medarbetarna, medan de också kan se större behov av att öka verksamhetens tempo och effektivitet.
– Många organisationer är oroliga över den ekonomiska situationen och då blir ökad närvaro ett sätt att hantera det: ”nu ska vi kavla upp ärmarna och jobba tillsammans igen”. Man tänker att närvaron kan leda till bättre samarbete och kreativitet, men glömmer då att många grupper kan lösa detta på distans.

Pensionsmyndigheten vill se högre kontorsnärvaro

Också Pensionsmyndigheten står i startblocken för att strama åt möjligheterna till distansarbete för myndighetens 1600 anställda – från fyra dagar i veckan till max två, med start i mars 2025. På Akavia Aspekts fråga om vilka utmaningar med distansarbetet som Pensionsmyndigheten har sett, svarar HR-chefen Therése Kjellgren i ett mejl:
– Vi på Pensionsmyndigheten har inte upplevt att behov av kontroll eller effektivitet har varit ett problem när våra medarbetare arbetar hemma. Värdet av det personliga mötet och utbytet som uppstår när vi ses är det som ligger till grund för vårt framtida hybridarbete. Vi ser även värdet av att som nyanställd få större möjlighet att träffa sina kollegor för att snabbare komma in i jobbet.
Vad har ni fått för reaktioner på den kommande förändringen?
– Vår information om detta på Pensionsmyndighetens intranät har varit välbesökt. Det har också varit olika reaktioner och diskussioner gällande vårt framtida hybridarbete. Många uttrycker att de vill behålla möjligheten att jobba hemma så mycket som möjligt. Andra uppger att de saknar utbytet med kollegorna och ser vinsterna med att mötas på jobbet lite oftare än idag, säger Therése Kjellgren.

Kontorets återkomst i Stockholm
En färsk rapport från Stockholms Handelskammare visar att medarbetarnärvaron på kontoren numera befinner sig på den högsta nivån sedan pandemin, då det utbredda distansarbetet inleddes nästan i en handvändning. Rapporten baseras bland annat på enkätsvar från över tusen tjänstemän inom offentlig och privat sektor i Stockholms län. Strax över hälften uppger att de numera arbetar på kontoret fyra eller fem dagar i veckan medan 21 procent jobbar hemifrån majoriteten av tiden – en minskande skara.

– Under pandemin ifrågasattes kontorets framtid, men nu i efterhand kan vi konstatera att många experter hade fel: det blev ingen kontorsdöd eller massutflyttning från stadskärnorna. I stället ser vi att fler anställda längtar tillbaka till kontoren och det beror förmodligen på att den kollektiva produktiviteten blir bättre när vi sitter ihop och kan lära av varandra, ta idéer till nästa nivå och även introducera och utbilda nya medarbetare, säger Daniella Waldfogel, vd på Stockholms Handelskammare, till Akavia Aspekt.
Enligt rapporten finns tecken på att det pågår en dragkamp mellan arbetstagare och arbetsgivare kring hur mycket medarbetarna ska jobba på distans respektive på kontoret. Men Daniella Waldfogel tycker att det har blivit tydligt att kontoret har en nyckelroll att spela också i framtiden, även om distansarbetet har kommit för att stanna.
– Vi kommer att se en organisationsanpassning av hybridarbetet, för olika arbetsplatser behöver olika lösningar. Det kan till och med vara så att lösningarna ser olika ut för olika enheter och medarbetare, säger hon och fortsätter:
– En annan sak som ligger i korten är att arbetsgivare behöver göra fler fysiska anpassningar av lokalerna för att bättre möta medarbetarnas olika behov på kontoret, till exempel när det gäller tillgång till tysta ytor för ostört arbete.

Distansarbetet behöver koordineras bättre

Även Lena Lid Falkman är inne på samma spår. Att allt fler arbetsgivare nu stramar åt möjligheterna till distansjobb betyder inte att arbetsformen kommer att försvinna helt och hållet. Hon påminner också om att se saker och ting i sitt sammanhang.

– Före pandemin ansågs det som otänkbart att stora delar av arbetslivet skulle jobba hemifrån två-tre dagar i veckan. Flexibiliteten har blivit det nya normala och då ses det som ”radikalt” när pendeln svänger tillbaka mot ökad medarbetarnärvaro på kontoren och lite mindre frihet, säger hon och fortsätter:
– Jag tror att det framöver kommer att utkristallisera sig olika lösningar för olika företag. Under och efter pandemin blev det mycket ”gör som du vill”, men nu behöver arbetsgivare styra upp det bättre. Vissa kommer nog att göra det till sin organisationsidentitet att alla ska samlas fysiskt på kontoret. Man ska ju komma ihåg att långt ifrån alla gillar distansarbete, även om det ibland kan låta så.

Otydligheter kring produktiviteten vid distansjobb

Huruvida produktiviteten ökar eller minskar vid distansarbete är idag oklart. En del undersökningar har gjort gällande att den självrapporterade produktiviteten förbättras, men självrapporterad produktivitet är inte nödvändigtvis samma sak som faktisk produktivitet. Dessutom är frågan svår att undersöka.
– Det är en huvudvärk för oss forskare att studera produktivitet vid distansarbete, till exempel finns frågetecken kring vad man ska mäta: är det antalet skickade mejl, antalet digitala möten, antalet slutförda projekt? Det är lurigt.
Lena Lid Falkman nämner en studie som har gjorts av Stanfordforskaren Nicholas Bloom och som visat att arbetsprestationen inte påverkas negativt av hybridarbete.
– Studien är intressant, inte bara för att den har publicerats i en ansedd tidskrift som Nature utan också för att den inte hittade alla de negativa effekter som många är rädda för, såsom minskad lojalitet eller minskat samarbete.
– De förändringar som vi nu ser på olika håll i Sverige tror jag beror på att arbetsgivare vill koordinera distansarbetet bättre, inte helt avskaffa det.

Musikjätten bibehåller distansarbete
Spotify rönte för ett par år sedan stor uppmärksamhet när musikjätten lanserade sitt ”work from anywhere”-koncept som innebär fritt distansarbete för bolagets cirka 7300 anställda. Några planer på att ändra eller skrota strategin verkar inte finnas, trots att många organisationer världen över nu alltså inför åtstramningar av distansarbetet.

– Vi tror på kontoret som mötesplats för att tanka energi, bygga förtroende och skapa relationer men vi hör också att framtidens talang önskar flexibilitet. Därför håller vi fast vid åsikten att arbete inte är en plats du går till, det är något du gör.
– Vi är nöjda med vårt work from anywhere-program och att det är rätt för våra medarbetare och för Spotify. Därför tror vi inte på att tvinga alla tillbaka till ett kontor, skriver Katarina Berg, global HR-chef på Spotify, i ett mejl till Aspekt.

Vilka nackdelar har ni sett med distansarbetet?

– Vi ser att vissa känner sig mer ensamma och tomma på energi när de arbetar hemma under längre perioder men det löser sig genom öppna och raka samtal mellan chef och medarbetare. Vidare har vi investerat i olika initiativ där team träffas och arbetar tillsammans en vecka varje år. Slutligen sker våra internshipprogram på kontoren då vi tror att unga talanger tar till sig arbetsuppgifter och företagskultur snabbare när de är på plats i våra lokaler.