Efter coronapandemin införde Försäkringskassan ett tak för distansarbete på 49 procent per år. Medarbetarna kunde enligt upplägget jobba på distans olika mycket olika veckor, så länge man kom överens med sin chef om saken.

Nyligen fattade Försäkringskassan beslut om att begränsa möjligheterna till distansjobb. De skärpta reglerna börjar gälla den 1 september och innebär att myndighetens cirka 14 000 anställda måste vara på kontoret minst tre dagar varje vecka, vilket betyder att max 40 procent av arbetstiden får ske på distans. Magnus Lundström, HR-direktör på Försäkringskassan, förklarar bakgrunden till förändringen:
Magnus Lundström Foto: Jessica Gow– Den tidigare modellen byggde på en ganska diffus procentsiffra – 49 procent på årsbasis – som har visat sig vara svår att följa och följa upp i vardagen. Tanken var att kontoret skulle vara huvudarbetsplatsen, men så har det inte sett ut i praktiken på många håll. Vi har i stället haft mer distansarbete än vad som var avsikten från början, säger han.

En svensk intervjustudie gjord av Christina Bodin Danielsson vid Kungliga tekniska högskolan visar att många organisationer brottas med negativa konsekvenser till följd av distansarbetet, bland annat lägre produktivitet.

– Chefer vittnar om att det är svårt att få tag i medarbetare, de ringer och mejlar men det tar lång tid innan medarbetarna svarar. Och man vet ofta heller inte var de befinner sig: arbetar de i hemmet eller från sommarstugan? Det är problematiskt i synnerhet för vissa myndigheter vars medarbetare ska kunna vara på plats inom viss tid i händelse av kris, sa Christina Bodin Danielsson till Akavia Aspekt i mars.

Magnus Lundström berättar att medarbetarnas produktivitet på Försäkringskassan ”varken har blivit bättre eller sämre” i spåren av distansarbetet. Han betonar också att myndigheten är positiv till distansjobb.

– Det finns flera uppenbara fördelar, såsom att det kan bli enklare att få ihop privat- och yrkeslivet. Med det sagt, vår utgångspunkt är att det kommer att vara långsiktigt fördelaktigt för till exempel samarbetet och trivseln att huvuddelen av arbetstiden sker på kontoret, säger han.

Har det varit svårt att ha koll på att medarbetare jobbar när de är på distans?

– Vi har inte fått några sådana signaler och det är inte skälet till förändringen.

I Christina Bodin Danielssons studie meddelade flera större privata och offentliga arbetsgivare att deras anställda har lägre närvaro på kontoren än vad organisationens riktlinjer tillåter. På frågan om vad Försäkringskassan kommer att göra om medarbetare inte följer de nya reglerna, svarar Magnus Lundström:

– Vi förutsätter att medarbetarna följer riktlinjerna och att cheferna också säkerställer att det sker. Om vi ser medvetna avsteg från de gällande reglerna kan det ju bli fråga om arbetsrättsliga konsekvenser, säger han.

Magnus Lundström betonar dock att medarbetarna enligt de nya reglerna kan ges möjlighet till mer distansjobb, om det föreligger särskilda skäl.

– Det sker i så fall efter en individuell prövning, men just nu har vi inte någon uttömmande lista över skäl som kan ge anledning till mer distansarbete.

Om vissa medarbetare av olika anledningar får jobba mer på distans än sina kollegor, riskerar inte detta att skapa ett A- och B-lag på arbetsplatsen?

– Nej, det tycker jag inte. Det är verksamhetens krav och arbetets art som i första hand avgör hur mycket man behöver vara på kontoret. Sedan finns också individuella skäl. Så det kan skifta utefter verksamhet och individ.

Anställda på Försäkringskassan är kritiska till de nya reglerna, vilket bland annat SVT har rapporterat om. Magnus Lundström kommenterar reaktionerna:

– Det är en känslig fråga som berör människors vardag, men det är svårt att säga om de reaktioner som vi har fått är representativa eller inte. Vi tycker att vi nu har kommit fram till en väl avvägd modell som ändå ger möjlighet till distansjobb hemifrån två dagar i veckan, säger han.

Hur långt från kontoret kommer man att få jobba med de nya reglerna?

– Vi har idag ingen allmän regel utan det blir en individuell bedömning. För vissa arbetsuppgifter kan det finnas krav på inställelsetid på kontoret.

Får man jobba från utlandet?

– Nej, det har inte varit tillåtet och kommer inte vara det framöver heller.

Patrik Nilsson, samhällspolitisk chef på fackförbundet Akavia, anser att Försäkringskassans beslut är olyckligt. Detta eftersom undersökningar visar att distansjobb bland annat förbättrar medarbetarnas välmående.

– Möjlighet att bestämma över sitt arbete både i tid och rum är en stark friskfaktor, därför är Försäkringskassans beslut lite konstigt. Jag skulle tro att skälet är ökad kontroll snarare än att ta hänsyn till medarbetarnas situation eller önskemål, säger han till Akavia Aspekt.

Samtidigt visar svensk forskning att anställda på vissa organisationer arbetar mer på distans än vad riktlinjerna tillåter. Hur ser du på det?

– Om det finns individer som missbrukar reglerna borde det vara en arbetsledningsfråga som cheferna ska hantera, i stället för att lösningen ska vara att inskränka möjligheterna till distansjobb för majoriteten som faktiskt sköter sig. Jag tycker att det är tecken på en märklig organisationskultur, säger Patrik Nilsson.

Han bedömer att fler arbetsgivare kan komma att följa efter.

– Vi får invänta utvecklingen, men jag tror att vi ser en viss tillbakagång till kontoren utan att man tar hänsyn till medarbetarnas åsikter om saken.

Forskaren Christina Bodin Danielsson kommenterar i ett mejl Försäkringskassans beslut om att strama åt reglerna för distansjobb:

– Jag är inte förvånad. Man måste som organisation jobba mer med att göra kontoret attraktivt för att få medarbetarna att se poängen med att komma till kontoret. Mäktar man inte med det, eller av andra skäl inte har möjlighet till det, är det enklare att bara vara hård med att ”kontorsnärvaro är det som gäller.” Min senaste studie visar att man inte behöver använda ”piskan” för att få tillbaka medarbetarna, men det handlar då om att göra rätt saker för att förbättra den fysiska och psykosociala arbetsmiljön.

Vad tror du om framtiden – kommer fler arbetsgivare att göra samma sak?

– Absolut, flera har redan gjort det.

Läs också: Kontorskaoset: Distansjobbare struntar i närvaroregler

Läs också: Ny rapport: Många känner sig ensamma vid hybridarbete

Läs också: Bibehåll kreativiteten: tips för hybrida arbetsplatser