Fem tips för lyckade möten på hybrida arbetsplatser

1. Hybrid är digitalt

Du sätter dig vid köksbordet och slår på Teams för ett jobbmöte. I ett konferensrum på hybridarbetsplatsen sitter ett gäng kollegor som denna dag är på plats på kontoret. På grund av svajig uppkoppling under mötets gång uppfattar du inte alltid vad de pratar om och när en kollega ritar upp några punkter på tavlan syns den inte alls på skärmen. Du börjar känna dig utanför men ber ändå inte kollegorna att upprepa den information som du har missat: ”jag skickar ett mejl senare istället”, tänker du. Sedan 2006 har Antoni Lacinai föreläst och skrivit böcker om arbetsglädje, ledarskap och kommunikation samt coachat chefer och team runtom i världen. Nu föreläser han om hur en god möteskultur kan skapas på hybridarbetsplatser, det vill säga där medarbetarna jobbar både på kontoret och på distans. Det påhittade exemplet ovan belyser ett av hans viktigaste budskap: att hybrida möten alltid borde vara digitala.

–  En stor risk med hybridarbetsplatser är att de deltagare som inte är plats känner sig utanför och som andra klassens anställda, i synnerhet om kollegorna på kontoret sitter och viskar runt en egen lägereld vid konferensbordet. För att öka jämlikheten borde alla blandade möten vara digitala och allra helst borde samtliga deltagare, även de på kontoret, sitta själva vid egna skärmar. Tyvärr tror jag dock att det slarvas med detta, vilket skapar sämre möten, säger Antoni Lacinai över telefon till Akavia Aspekt.

2. Underbart är kort

Akavia Aspekt har tidigare skrivit om fenomenet zoomtrötthet, vilket syftar på ett slags mental utmattning som drabbar den användare som har suttit i många, långa och röriga videomöten på plattformar som Zoom, Hangouts, Teams, Facetime eller Skype. Det finns flera skäl till att videomöten är mer energikrävande än fysiska möten, berättar Antoni Lacinai. 

–  En av dem är att vi har en livvakt i hjärnan som kollar av om allting är okej eller om du är hotad. Den kollar till exempel av avståndet mellan olika människor. Om du bara är en meter ifrån mig litar jag mer på dig än om du är tio meter bort. Denna scanning går inte att göra på en tvådimensionell skärm och därför jobbar livvakten i hjärnan stenhårt på att försöka lista ut vad som pågår under videomötena, säger han.

Hans rekommendation är därför att försöka korta ned de slentrianmässiga hybridmötena.

–  Det sägs att Sigmund Freuds standardtimmar med klienter bara var 45 minuter på grund av att han hade tandvärk och behövde använda morfindoser – som bara höll i sig i 45 minuter. Jag tycker att man kan göra som Sigmund Freud och ta bort den sista kvarten från alla standardmöten. På det sättet kan man som chef frigöra mer tid och energi för medarbetarna, säger Antoni Lacinai.

Ett annat råd för effektivare hybridmöten är att testa konceptet ”huddle” från idrottens värld. Ordet syftar på när till exempel basketlag eller spelare i amerikansk fotboll samlas en kort stund för att diskutera taktik inför nästa matchmoment. Med en huddle-metod kan alltså medarbetarna träffas digitalt, diskutera någon specifik fråga och sedan återvända till arbetet.

–  Numera finns det de som har på Zoom eller Teams hela tiden, oavsett om man sitter på kontoret eller på distans. Man snackar inte hela tiden utan kanalen bara finns där. Då och då kan man be om hjälp, få svar på en fråga och därefter köra vidare, säger han.

3. Dela upp mötet

Antoni Lacinai menar att hybridmötena kan effektiviseras om de delas upp i två portioner: en offline-del som går ut på att deltagarna ska förbereda sig i förväg genom att läsa in sig på materialet, och en online-del som syftar på den kollektiva diskussionen under själva mötet.
Det handlar om att ge information före, diskutera under och rapportera efter mötet. Om man kommer överens om det arbetssättet och får ett sådant flöde att fungera så kan mötena kortas eftersom man då inte ens behöver diskutera viss inform

4. Lägg ned gofikat i det fysiska rummet

Under 2020 och 2021 genomförde Antoni Lacinai två enkätundersökningar med 600 chefer som i fritext fick berätta om sin syn på distans- och hybridledarskap. När han hade analyserat resultaten fann han ett antal utmaningar som var återkommande i chefernas beskrivningar. Många chefer uttryckte oro för hur engagemanget och energin i gruppen skulle kunna skapas, bibehållas och förbättras när somliga jobbar på distans medan andra är på kontoret. 

–  För att skapa engagemang är det viktigt att vi inte favoriserar de som är på kontoret utan involverar alla medarbetare oavsett var de sitter. Här måste vi vara medvetna om att vi kan drabbas av proximity bias, det vill säga att vi tenderar att favorisera personer som är närmast oss: ”Pontus, du får detta uppdrag nu när du ändå är på plats”.

En liten men viktig detalj vid hybridmöten är att skippa gofikat, menar Antoni Lacinai.

–  Det är inte läge att vissa sitter i konferensrummet och mumsar på kanelbullar medan de som arbetar hemifrån kanske får nöja sig med en torr skorpa. Det är en detalj som kan skapa onödig osämja. Lägg ned gofikat vid hybridmöten! Men man kan självfallet äta sin kanelbulle när mötet är slut, säger Antoni Lacinai.

5. Glöm inte de analoga mötena

I enkätundersökningen var det en betydande andel av cheferna som uttryckte oro för att de mellanmänskliga mötena blir lidande på hybridarbetsplatserna. Antoni Lacinai berättar att distansarbetet under coronapandemin visserligen har lett till att produktiviteten har ökat på det individuella planet, men samtidigt har den mellanmänskliga kontakten hamnat i skymundan.

–  En chef berättade om att de hade gått från att jobba i stuprör till att arbeta i sugrör, det vill säga produktiviteten per person har ökat men alla har blivit ganska egoistiska. Detta måste vi ändra på för annars förlorar vi den viktiga tvärfunktionella kommunikationen inte bara inom team utan framförallt mellan team, säger han.

Hans råd är därför att ha dagar då alla är på plats, såväl hela teamet som hela arbetsplatsen.

–  Det finns ingen rikare kommunikation än när vi är i samma rum. Analoga möten är nödvändiga när vi ska fördjupa relationer, lösa komplexa problem eller arbeta strategiskt. Visst går det att göra allt detta digitalt, men det är svårare.