Kristina Palm, professor vid Karlstads universitet och senior forskare vid Karolinska institutet, har tillsammans med sina kollegor studerat konsekvenserna av distansarbetet hos två storstadskommuner. Detta har de gjort genom att vid två tillfällen under covid-19-pandemin intervjua totalt 46 anställda inom offentlig sektor – från lärare och ekonomer till stadsplanerare och jurister. De fokuserade bland annat på hur distansarbetet påverkade medarbetarnas upplevda produktivitet, balans i livet och allmänna hälsa på jobbet.

Kristina Palm Foto: Theresia Viska –  Vi fick en blandad och komplex bild när det gäller exempelvis produktiviteten och balansen mellan jobb och fritid, säger Kristina Palm till Akavia Aspekt.

 

Produktiviteten har ökat – men inte för alla
Hon har också noga följt den övriga forskningen på området – och de övergripande resultaten hittills ligger i linje med hennes egen studie. Låt oss börja med produktiviteten. Många distansarbetare har rapporterat en ökad individuell produktivitet i samband med distansarbetet. Några framgångsfaktorer i sammanhanget har varit att man har en bra arbetsplats i hemmet, bra kommunikation med sina kollegor trots distansarbetet och en verklig autonomi i arbetet, det vill säga en praktisk möjlighet att faktiskt utföra sina uppgifter självständigt. Ett uppgifts- och relationsinriktat ledarskap har också varit gynnsamt för produktiviteten, jämfört med ett ledarskap som är inriktat mot detaljstyrning och kontroll. Men bilden är inte entydig. För vissa har produktiviteten i själva verket gått tillbaka. 

–  Det gäller till exempel om man har haft barn i hemmet, vilket har medfört helt andra förutsättningar för ens koncentration. Det har man framförallt sett i andra länder som stängde skolorna på ett annat sätt än Sverige, säger Kristina Palm och fortsätter:

–  I vår studie såg vi att somliga uppgifter inte kunde utföras på distans, vilket påverkade produktiviteten. I vissa fall hade man inte tillgång till sin vanliga teknik och andra gånger var man tvungen att åka till kontoret för att hantera dokument.

Dessutom betonar Kristina Palm att de allra flesta studierna hittills har handlat om den individuella och självupplevda produktiviteten under distansarbetet. Detta brukar bland forskare kallas för ”inomrollsprestation”. 

–  Det är svårare idag att säga hur utomrollsprestationen påverkas av distans- och hybridarbete. Det handlar om den produktion som sker mellan människor och som kräver mer interaktion, till exempel kreativa utvecklingsarbeten. Men även om det finns olika typer av produktivitet är det intressant nog att den individuella har ökat. 

 

Balans i livet – för vissa
Under pandemin har många distansarbetare vittnat om en bättre balans mellan jobb och fritid. Kristina Palms forskningsstudie visade att många sparade tid och energi när de inte behövde åka till och från den fysiska arbetsplatsen varje dag, samtidigt som de kunde spara tid genom att utföra vissa hushållssysslor i hemmet under pauserna på jobbet. Men också gällande balansen mellan jobb och fritid under distansarbetet är bilden mer komplex än så.

–  Forskning visar att familjer med yngre barn har påverkats negativt med fler konflikter i hemmet. De har haft svårare att arbeta ostört med uppgifter som kräver mycket kognitiva resurser, det vill säga ”långa tankar”. Framförallt för kvinnorna har balansen i livet påverkats negativt under distansarbetet, säger Kristina Palm och fortsätter:

– Andra har haft svårare att sätta upp en tydlig gräns mellan jobbet och privatlivet; när jobbdatorn ändå står på vardagsrumsbordet har man fortsatt att jobba efter den ordinarie arbetstiden. Det verkar alltså ha sett olika ut för olika människor.

 

Bristande kommunikation ger otydliga arbetsförhållanden
Forskningen visar också att distansarbetet verkar förstärka goda respektive problematiska arbetsförhållanden. Exempelvis vid falsk autonomi – där man lämnas åt sitt öde utan egentliga möjligheter att kunna arbeta självständigt – påverkas den psykiska hälsan negativt. Distansarbetet kan också leda till minskade kontakter med både chefer och kollegor, samtidigt som bristfällig kommunikation i sin tur kan resultera i otydliga arbetsförhållanden. Kristina Palm betonar att ledarskapet sannolikt har mycket stor betydelse för hur distans- och hybridarbetet utvecklas, men idag finns knappt någon forskning alls om chefernas roll.

–  Vid distansarbetet kan inte cheferna detaljstyra och kontrollera lika mycket, utan det upplevs istället positivt om man ställer återkommande frågor om hur medarbetaren mår och om hur arbetet går. Det är även viktigt att cheferna bidrar med organisatoriskt stöd för att underlätta ett självständigt arbete, säger Kristina Palm.


Olika modeller efter pandemin
Nu har många företag, däribland Google och SEB, övergått till 3:2-modellen, det vill säga tre dagar på kontoret och två hemma. Kristina Palm tror att hybridarbetet är här för att stanna.

–  Det krävs numera en insats för att ta sig till arbetsplatsen och även om man åker dit är det inte säkert att man får ta del av den sociala samvaron, eftersom kollegorna kanske inte är på plats just den dagen, säger hon.

Idag finns emellertid ingen forskning som visar vilken modell som är flitigast använd: är det vanligaste att medarbetarna själva får bestämma vilka dagar som de åker in till arbetsplatsen, eller är det mer vanligt att organisationen avgör vilka dagar som gäller? På andra företag, såsom Spotify, är det fortfarande fritt fram att välja enbart arbete på distans.

–  En möjlig slutsats som vi kan dra från forskningen är att företagen som organiserar distansarbetet också får en större närvaro på den fysiska arbetsplatsen. Om medarbetarna får frihet att välja fortsätter många att arbeta i huvudsak hemma.


Viktigt att föra en diskussion
Kristina Palm tycker att det är viktigt att företagen diskuterar hur hybridarbetet kan och bör organiseras: är det hållbart att medarbetarna fritt får välja dagarna på kontoret eller behöver det finnas bestämda dagar då hela personalstyrkan är på plats? Vilka arbetsuppgifter passar att genomföras på distans och vilka borde göras på arbetsplatsen?

–  Chefer och anställda bör föra en diskussion som utgår från verksamhetens behov och möjligheter, och som bygger på den forskning som finns i dagsläget. Både ett organiserat och ett oorganiserat hybridarbete får konsekvenser för arbetsmiljön och produktiviteten, det måste man vara medveten om, säger hon och fortsätter:

–  Jag tycker även att det idag är mycket fokus på gruppen som vill distansarbeta, men vad händer då med alla som inte kan arbeta hemma när många andra gör det?

 

Inga specifika arbetsmiljöregler vid hybridarbete
Arbetsmiljöverket skriver i ett mejl till Akavia Aspekt att det idag inte finns särskilda rekommendationer rörande hybridarbetet, utan att det är arbetsgivarens vanliga ansvar för arbetsmiljön som gäller. Kristina Palm tror att specifika riktlinjer kan behövas på sikt.

–  Till exempel är det idag svårt att veta hur arbetsmiljön ska utvärderas och garanteras i hemmet. Hur ska man göra som arbetsgivare och som skyddsombud? Det är en av många frågor som forskningen behöver fortsätta att studera, säger hon.

Vad tror du om hybridarbetets långsiktiga effekt på exempelvis produktivitet och stress?

–  Det är svårt att säga. Jag tror att vi står inför en ganska lång period av osäkerhet och mycket trial and error, eftersom vi just nu håller på att skapa normer för detta arbetssätt. En personlig reflektion som jag har haft är att exempelvis sjukskrivningar på grund av stress kan minska om många får mer flexibilitet och frihet att själv bestämma över sitt arbete. Samtidigt får andra saker kanske helt enkelt stå tillbaka, såsom innovation och annat som kräver mer samverkan mellan människor.