6 framgångsfaktorer vid ledarskap på distans

Chefernas förutsättningar för att utöva ledarskap har förändrats kraftigt på kort tid. Först den abrupta och storskaliga övergången till distansarbete under pandemin, sedan det mer eller mindre organiserade hybridarbetet efter pandemin. Daniel Lundqvist, arbetsmiljöforskare vid Linköpings universitet, har i en ny systematisk kunskapsöversikt samlat ihop ett antal ledarskapsbeteenden som är viktiga för medarbetarnas arbetsprestation och välbefinnande vid distansarbete.

– Under pandemin, särskilt i början, skrevs det mycket om hur chefer ska göra, tänka och vara i samband med ett distans- eller hybridläge. Men det handlade ofta om ”det här borde funka”-påståenden som inte var vetenskapligt underbyggda. Vi ville gå igenom forskningsfronten och se vad vi egentligen känner till om ledarskap på distans, säger han till Akavia Aspekt.

Tillsammans med kollegan Andreas Wallo har han läst sammanfattningar av över 5000 (!) forskningsartiklar. De fann 61 studier som de bestämde sig för att studera närmare och utifrån dem har de formulerat sex framgångsfaktorer vid distansledarskap – se korta beskrivningar nedan. 

– Med brasklappen att jag inte sitter på alla svaren, så skulle jag säga att tydlig kommunikation och en aktiv dialog med medarbetarna är avgörande: både vad gäller arbetsuppgifterna men också när det gäller formerna för distansarbetet – hur och när förväntas vi kommunicera? Det är viktigt att chefen uppmuntrar till en diskussion i hela arbetslaget, eftersom distansarbete även påverkar alla som jobbar fysiskt på plats, säger han.

Läs även: Lyckade möten på hybrida arbetsplatser

Det pågår ett intensivt jobb inom forskarvärlden för att studera hybridarbetets effekter på produktivitet, välbefinnande och, inte minst, chefernas ledarskap. 

– Det är många forskargrupper som engagerar sig i det här, inklusive vi. Vi har nu i kunskapsöversikten identifierat sex ledarbeteenden som är centrala vid distansarbete. Det skulle kunna vara så att ju fler av dessa beteenden som en chef bockar av, desto lättare har denne för att leda på distans än någon som inte uppvisar dessa beteenden – men det kan vi inte säkert säga i dagsläget. 

Läs även: Så blir du synlig trots distansjobb

Här är 6 framgångsfaktorer vid ledarskap på distans, enligt forskarna Daniel Lundqvists och Andreas Wallos systematiska kunskapsöversikt: 

1. Sprid information och kommunicera

Chefens förmåga att kommunicera har stor betydelse för medarbetarnas välbefinnande och arbetsprestationer vid distansarbete. Flera studier visar att medarbetarna vill ha en frekvent och snabb kommunikation med cheferna, till exempel för att få svar på relevanta frågor och för att känna delaktighet. En kommunikationsstil som präglas av förståelse, empati och tydliga direktiv har positiva effekter på välbefinnandet för medarbetarna, enligt kunskapsöversikten.

Kommunikation är alltid viktig, men vid distansarbete finns ett mer påtagligt behov av regelbunden kommunikation, inte bara via mejl utan också via videosamtal där man kan läsa av varandra på ett någorlunda bra sätt. Vid hybridarbete är det viktigt att de som jobbar på distans inte glöms bort.

Hur ska chefen hinna kommunicera med alla när de jobbar på olika ställen?

– Det är viktigt att påminna om att kommunikation kan företas på olika sätt och att all kommunikation inte behöver ta så lång tid. Många gånger handlar det om att ge uppmärksamhet och bekräftelse. Ett kort videomöte räcker ofta långt. Inledningsvis när distansarbete är nytt kräver detta kanske fler och tätare avstämningar, men i takt med att både chef och medarbetare vänjer sig blir det också tydligare vilka som behöver tät kommunikation och vilka som inte behöver lika tät kommunikation, säger Daniel Lundqvist och fortsätter:

– Men det är också viktigt att medarbetarna kommunicerar med chefen. Det går inte bara åt ett håll. Både chefer och medarbetare behöver vara lyhörda och flexibla för varandra. Sedan är det viktigt att chefens egna förutsättningar för ledarskap vid distansarbete också inbegriper att medarbetargrupperna inte är alltför stora. Med för stora medarbetargrupper är det svårt att hinna vara en god ledare, oavsett om arbetet genomförs på plats eller på distans. 

2. Styr och sätt gränser

Enligt kunskapsöversikten är det vanligt att distansarbete efterfrågar tydlig information om arbetets upplägg: vilka är de gemensamma spelreglerna och hur ser riktlinjerna ut för exempelvis raster, arbetstider och kommunikation? När det saknas tydliga riktlinjer finns risken att det skapas osäkerhet och en känsla hos medarbetaren av att man måste jobba fler timmar som distansarbetare. 

– I vissa studier talar medarbetarna om att de inte våga lämna datorn för att ta en paus i händelse av att chefen kan ringa upp, vilket skapar en press på att visa synlighet, säger Daniel Lundqvist och fortsätter:

– Olika verksamheter har olika förutsättningar och behöver därmed olika riktlinjer, men återigen, tydlig dialog är viktigt. Vi ser också att medarbetarna ofta efterfrågar hjälp från cheferna med att sätta gränser, eftersom distansarbetet saknar den naturliga avgränsning som kontorsarbetet medför.

3. Släpp på tyglarna och involvera

En stor snackis både under och efter pandemin har handlat om hur produktiviteten påverkas av distans- och hybridarbete: kommer den att sjunka som en sten? Snarare pekar forskningen just på att produktiviteten ökar vid distansarbete. Därför är det heller inte nödvändigt för cheferna att detaljkontrollera medarbetarna.

– I studierna betonas vikten av att chefen ska våga släppa på kontrollen och inte lägga sig i för mycket i hur och när arbetsuppgifterna utförs, utan lita på att de gör det. Detta beror givetvis på typ av arbetsplats, men vi ser generellt att ett stort behov av kontroll från chefens sida ökar graden av stress och ansträngning hos medarbetarna. Det finns inte fog för 

påståendet att distansarbetare inte presterar, säger Daniel Lundqvist.

4. Stötta och visa empati

Det är viktigt att cheferna visar förståelse för distansarbetarnas situation och de utmaningar som den kan medföra, enligt kunskapsöversikten. Ett tydligt stöd från cheferna har visat sig hänga samman med ökad arbetstillfredsställelse, bättre arbetsprestation och ökat välbefinnande hos distansarbetarna.

– Vi ser att den mer personliga kommunikationen är reducerad vid distansarbete. Det gäller därför att chefen lyssnar in och försöker hjälpa medarbetaren med den typen av problem som kan uppstå vid distansarbete, till exempel kopplat till familjesituationen. Detta behov var påtagligt under pandemin när alla skickas hem över en natt, men det är fortfarande viktigt.

5. Sätt värde på och sanktionera

Ett sätt för att öka medarbetarnas välbefinnande och bidra till minskad stress är att klargöra att distansarbete är tillåtet och att detta arbetssätt inte stör organisationen. Här kan chefen föregå med gott exempel genom att skapa sunda distansvanor. 

– Chefen kan minska medarbetarens dåliga samvete genom att tydligt sanktionera och tillåta distansarbete – ”det är inte en förmån utan helt enkelt något som vi gör här”, säger Daniel Lundqvist och fortsätter:

– Bara för att du distansarbetar behöver du inte skicka ett mejl sent på kvällen eller vara online i Teamschatten efter klockan 18. På det sättet kan du bidra till en kultur och struktur som uppmuntrar till balans i livet. Ett annat sätt för att främja välbefinnande är att dra i gång olika friskvårdsaktiviteter som kan utföras på distans.

6. Situationsanpassa och håll samman

Under hybridarbetet, där vissa jobbar på distans medan andra är på plats, finns risken att det skapas två läger i arbetsgruppen, berättar Daniel Lundqvist. 

– Det kan leda till konflikter och känslor av orättvisor när vissa får eller kan arbeta på distans mer än andra. Studierna visar att det är viktigt att ledarskapet blir flexibelt när arbetssätten är flexibla. Man kan försöka hålla ihop gruppen med återkommande Teams-frukostar eller genom att ha regelbundna möten på kontoret då alla samlas. På det sättet kan man skapa en tillåtande kultur och undvika ett ”vi och dom”-tänkande, säger han. 

Läs även: Så håller du motivationen uppe vid distansarbete

Klicka här för att läsa hela studien.