FHM-chef om att kriskommunicera under covid

När vi träffar Elisabeth Wall Bennet på Folkhälsomyndighetens kontor i Solna har de flesta coronarestriktionerna just lyfts. I tidningarna syns bilder på trånga krogköer och myllrande lunchserveringar. Samhället är på väg mot något slags normaltillstånd igen efter ett och ett halvt år av undantag.

Detsamma gäller på Folkhälsomyndigheten. Sakta börjar frågor som inte handlar om covid-19 få mer utrymme och trycket från medierna har avtagit, åtminstone något. Annat var det våren 2020. Efter sportlovet kom uppgifterna om att det nya coronaviruset hade spridits på skidorter i Alperna. Det var som att slå på en strömbrytare, berättar Elisabeth Wall Bennet.
− Det blev ett enormt medietryck. Det gick från tio till 10 000 på nolltid. Det ringde konstant.

Före pandemin hade många nog inte ens hört talas om Folkhälsomyndigheten, tror hon. Ett av målen i kommunikationsstrategin när myndigheten bildades år 2014 var att ”göra myndigheten känd”.
− Check på den, kan man säga.

Hon beskriver vägen till jobbet som kommunikationschef som spretig. Hon är socionom i grunden men är även utbildad journalist. Hon har dessutom jobbat på bokförlag och som lärare.

Runt millennieskiftet började hon jobba på Socialstyrelsen. Där hade hon flera olika roller innan hon år 2010 gick till Smittskyddsinstitutet och därifrån till Statens folkhälsoinstitut och vidare till Folkhälsomyndigheten. Liksom många andra tjänstemän har hon till största del jobbat hemifrån under pandemin, men nu är hon tillbaka på kontoret.

Läs också: Så anpassar du ledarskapet till ledning på distans

I början av mars förra året fick Folkhälsomyndigheten i regeringsuppdrag att skala upp informationen till allmänheten om det nya coronaviruset och hålla dagliga presskonferenser om utvecklingen.
− På ytan ser det kanske enkelt ut att arrangera en presskonferens, men det är inte bara att rada upp ett par personer och sätta i gång. Under ytan är det en hel apparat av att se till att man har rätt kunskapsunderlag och bra presentationer, säger Elisabeth Wall Bennet.

Hon tillägger att de dagliga presskonferenserna ändå underlättade genom att de sänkte trycket på pressenheten och på talespersonerna. Tidigt under pandemin stod det klart att det skulle behövas mer personal till kommunikationsavdelningen. I rasande fart skulle det epidemiologiska läget, nya beslut och ny kunskap kommuniceras. Nya webb-sidor och nya FAQ skulle tas fram och sociala medier skulle hanteras.
− Vi har haft tusentals kommentarer på varje inlägg på Facebook och svarat på väldigt många.

Under pandemin har Folkhälsomyndigheten också genomfört stora informationsinsatser tillsammans med andra myndigheter kring råd och rekommendationer och så småningom med budskap kring vaccination.
− Vi var cirka 35 personer på kommunikationsavdelningen före pandemin och det är normalt för en myndighet av vår storlek. Det är inte så att vi var en slimmad organisation, men med tanke på läget räckte det inte.

Läs också: Så stöttar du medarbetarna under coronavintern

När det gäller HR-frågorna tror Elisabeth Wall Bennet att deras erfarenheter från coronapandemin kan vara till stor nytta för andra myndigheter och organisationer. 

− Det var en jätteutmaning att bemanna upp. Att utlysa tjänster och ha långa rekryteringsprocesser gick inte. Vi hann inte, men anställningarna måste så klart göras korrekt. Något vi verkligen tar med oss är att HR måste vara med från början, från att man går upp i ”särskild händelse”. Folk har jobbat väldigt mycket och det måste finnas avtal som fungerar i en sådan situation, men HR har också en viktig roll i att sätta gränser och se till att alla till exempel får sin dygnsvila, säger hon. Till slut löstes bemanningsfrågan bland annat genom att Folkhälsomyndigheten fick låna personal från olika myndigheter, som Jordbruksverket, gränspolisen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Det har fungerat bra, tycker Elisabeth Wall Bennet. Nu är de 55 personer på kommunikationsavdelningen. 

Läs också: Få HR-chefer i bolagsstyrelser

Hon berättar att Folkhälsomyndigheten under pandemin har strävat efter att ha en kriskommunikation präglad av snabbhet, tydlighet och transparens. De har till exempel försökt att så långt som möjligt göra talespersoner och experter tillgängliga för medierna. 

− Det har varit slitigt för vissa. Så här med facit i hand ser vi att vi kanske borde ha haft fler talespersoner, säger hon.

Något hon tycker har varit extra svårt i kommunikationsarbetet under pandemin är att det har funnits många frågor där man inte kunnat ge svar. 

− I början visste vi väldigt lite om den här sjukdomen. Vi har i princip kommunicerat ut ny kunskap samtidigt som den har tagits fram och det har jag aldrig varit med om tidigare. Det har varit en enorm utmaning, säger hon och jämför med hur kommunikationsarbetet på myndigheten brukar fungera i vanliga fall.

− Då planerar vi mycket mer. Om det till exempel ska komma en rapport så pågår kommunikationsplaneringen under tiden som arbetet rullar på och vi hinner tillsammans med experterna tänka igenom hur kommunikationen blir mest effektiv. Så har det inte alls varit under pandemin. Nu har vi i stället gått ut med all ny information omedelbart.

Läs också: Hemmajobb kräver tydlig ledarskap

Under krisen har myndigheten fått ta emot kritik, bland annat för sin kommunikation. Vissa har uppfattat den som otydlig. Vad betyder egentligen ”rekommendation”? Och hur långt är ”en armlängds avstånd”? Det har även framförts kritik som handlar om att informationen om viruset inte har nått ut tillräckligt bra i socialt utsatta områden.

Elisabeth Wall Bennet beskriver det som att det, i en kris, är viktigt att kunna navigera i kritiken. I vissa fall behöver man vara lyhörd, ta till sig och förbättra sitt arbete. I andra fall behöver man se till att hålla kursen och inte påverkas för mycket. Att man får kritik kan vara en signal om att man behöver kommunicera tydligare, men det finns också tillfällen då man gör bäst i att inte ägna kritiken för mycket uppmärksamhet utan i stället lita på sin kompetens och fokusera på att genomföra sitt uppdrag, förklarar hon. Detta nämner hon i relation till kritiken mot den svenska coronastrategin. Ända sedan början av pandemin har olika forskare kritiserat de svenska åtgärderna som otillräckliga. Sommaren 2020 hölls även demonstrationer utanför Folkhälsomyndighetens kontor. Demonstranterna anklagade myndigheten för att Sverige hade fler dödsfall kopplade till covid-19 jämfört med i andra länder i Norden och vissa plakat innehöll personangrepp mot myndighetens medarbetare.

− Det var obehagligt, säger Elisabeth Wall Bennet, men tillägger att säkerheten på myndigheten är god med säkerhetsklassade lokaler och vaktbolag i entrén. 

Läs också: Så kan chefer hantera jobbiga samtal

Hon berättar att coronapandemin blir hennes final på Folkhälsomyndigheten. Nu börjar hon förbereda sig för pension, men det är inte så att hon är utsliten efter pandemins turbohastighet, försäkrar hon. 
− Arbetstempot har passat mig ganska bra. Det har varit en fruktansvärd period med alla som avlidit och blivit allvarligt sjuka. Det har varit hemskt på det sättet, men professionellt har jag lärt mig jättemycket.

Läs också:  Det här är en tiotaggarlösning