Onödigt arbete leder till ohälsa

Illegitima arbetsuppgifter delas in i två typer: dels de som uppfattas som oskäliga och borde utföras av någon annan, dels de som uppfattas som onödiga.

Oskäliga arbetsuppgifter kan till exempel vara när det ställs krav på att du ska städa och göra kaffe. Onödiga arbetsuppgifter kan till exempel skapas av krångliga it-system eller när du lägger en massa arbetstid på att dokumentera ditt arbete, snarare än att utföra det.

Constanze Leineweber är docent i psykologi vid Stockholms universitet och forskar om förekomsten av illegitima arbetsuppgifter och deras hälsoeffekter i arbetslivet.

– Området är inte så studerat i Sverige, så det är svårt att säga exakt hur vanligt det är här. Enligt en svensk studie från 2016 var det 12 procent som upplevde sådana arbetsuppgifter ofta eller mycket ofta, men det varierar förmodligen mycket mellan olika yrken och positioner.

Problemet är att de illegitima arbetsuppgifterna stjäl vår arbetstid och bidrar till stress och ohälsa.
– De gör oss mer splittrade och blir ett hinder för att lyckas med jobbet. De sänker vår prestationsnivå och riskerar att göra oss mindre engagerade på jobbet, säger Constanze Leineweber.
Studier visar att de påverkar välbefinnandet och är kopplade till ökad frånvaro och depression.

– Vi har även sett att de korrelerar med lägre tillfredsställelse med jobbet och även har samband med utmattningssyndrom.
En anledning till att de illegitima arbetsuppgifterna finns kan vara att arbetsgivaren försöker dra ner på kostnader, menar Constanze Leineweber.

– Men man riskerar i stället att göra de anställda sjuka och ökar även risken för att de säger upp sig. Då blir det inte en besparing i längden.

12 procent av arbetstagarna upp­lever ofta eller mycket ofta sina arbetsuppgifter som illegitima, enligt en svensk undersökning
från 2016.

Förväntningarna på att illegitima arbetsuppgifter ska utföras kan komma från olika håll. Det kan vara administrationen som kräver det, ledningsgruppen eller en chef.

– Men i grunden är det arbetsledaren som ska se till att den här typen av arbete reduceras så mycket som möjligt. Vissa illegitima arbetsuppgifter kanske inte kan tas bort, men kan förenklas och effektiviseras så att individen får fokusera på sin riktiga uppgift och kan nå sina mål. Är problemet krångliga it-system kanske det räcker med att medarbetarna skriver något kortare inlägg på någon rad?

Att ha en tydlig arbetsbeskrivning som definierar vem som är ansvarig för vad förebygger också.
– Men det är viktigt att ha en dialog. Är det okej – även om jag är professor – att hjälpa till att städa upp i köket? Vissa uppgifter kanske ska delas mellan medarbetarna, men då är det viktigt att inte en ensam individ tar det ansvaret. Det kan leda till en känsla av att vara mindre värd på arbetet.

Ibland kan upplevelsen av illegitima arbetsuppgifter uppstå av missförstånd.

– Man kan uppleva en arbetsuppgift som illegitim, fast chefen inte gör det. Då ska man absolut ta upp det och prata om det. Ta reda på varför uppgiften måste göras och varför just du ska göra det. Det kan ju handla om att ni är underbemannade och behöver anställa någon. Det behöver i så fall synliggöras, säger Constanze Leineweber.

Läs också: För lite att göra på jobbet kan göra dig sjuk

Läs också: Varierat liv kan hjälpa dig motverka långvarig stress

Läs också: Är du drabbad av bluffsyndromet?