Unik satsning på mental ergonomi på Pensionsmyndigheten

I början av 2020 arrangerades en arbetsmiljökonferens för produktionsavdelningen på Pensionsmyndigheten, och de hade valt att konferensen skulle ha temat mental ergonomi.

– Vi ville att det kommande årets arbete skulle kretsa kring frågor om hjärnan och det mentala måendet hos våra medarbetare. Det kändes som ett viktigt ämne att samlas kring och försöka få in i vardagen på arbetet, säger Magnus Rodin, chef för produktionsavdelningen.

Men vad är då mental ergonomi? Gabriella Ringvall, förändringsledare och kommunikationsstrateg i egna företaget &thebrain, bjöds in som föreläsare för att berätta om mentala aspekter och hjärnsmarta arbetssätt på arbetsmiljökonferensen. Hon förklarar:

– Det är ett sätt att prata om arbetsmiljö ur en mental vinkel. Alltså till skillnad från att fokusera på den fysiska arbetsmiljön som exempelvis ljud,  skrivbordsstolar och olycksrisker.

Läs även: Arbetsplatsen där få jobbar övertid

Med god mental ergonomi på arbetsplatsen får hjärnan bättre förutsättningar att fungera optimalt, konstaterar hon. Medarbetaren bygger upp såväl sin kapacitet till koncentration och prestation som motståndskraft mot påfrestningar och stress. Utifrån ledarskap och organisationskultur syftar det till att skapa ökad psykologisk trygghet och en hälsosamt presterande verksamhet.

– Vi ville att det kommande årets arbete skulle kretsa kring frågor om hjärnan och det mentala måendet hos våra medarbetare. Det kändes som ett viktigt ämne att samlas kring och försöka få in i vardagen på arbetet, säger Magnus Rodin.

Hjärnans behov på distans
När satsningen på mental ergonomi skulle dra igång på Pensionsmyndigheten kom corona-pandemin och ställde alla planer på ända. Tanken var att Gabriella Ringvall skulle ha besökt produktionsavdelningens sju kontor runt om i landet och hållit workshops och föreläsningar för medarbetarna. Men satsningen genomfördes digitalt istället.

Läs även: Forskaren Gisela Bäcklander: Fokusera inte för mycket på prestation

– Det är klart att det är mer utmanande att nå fram i en digital miljö, men jag tycker att det fungerade bra, säger Gabriella Ringvall.

Utöver föreläsningarna för de drygt 1 000 medarbetarna fick alla chefer på avdelningen gå en halvdagsworkshop i neuroledarskap och stressignaler med mera. Arbetsmiljöombuden och de så kallade ”hälsoinspiratörerna”  fick en tvådagarsutbildning med fördjupning kring bland annat träning, sömn och stressreaktioner.

– Vi har hälsoinspiratörer på våra kontor, och tidigare har de i första hand satsat på att stärka den fysiska hälsan i samband med arbetsdagen. Det har varit en hel del olika aktiviteter, som gemensamma träningspass och stegtävlingar, och på en del orter har de även haft inslag som har varit mer fokuserade på trivsel, berättar Josefin Sjöblom, personalspecialist.

Prata om mentala aspekter
Hon uppfattar det som att medarbetarna snabbt kunde ta till sig tankarna om hur de kan arbeta med mental ergonomi.

– Gabriella presenterade både övergripande teorier och väldigt konkreta tips och ”hjärnhacks”, och jag märker att det är sådant som har börjat användas i en del grupper, säger hon.

 Även Magnus Rodin känner att satsningen har varit framgångsrik.

– Vi har kommit igång med vårt arbete kring mental ergonomi och fått verktyg för att kunna arbeta vidare med det. Det är också tydligt att frågan numera finns på dagordningen på ett naturligt sätt, vilket var ett viktigt mål för oss. Det har varit en tidskrävande satsning, men jag är säker på att vi ekonomiskt kommer att få igen varenda timme vi har investerat, säger han.

Läs även: Skapa struktur på jobbet

Kunskapshöja hela fältet samtidigt
En avgörande utgångspunkt för att lyckas med en satsning på mental ergonomi är att cheferna verkligen tror på det, menar Magnus Rodin.

– Det räcker inte med att skaffa en duktig föreläsare. Som chef måste man vara beredd att sätta sig in i frågorna själv, och även delta i den mentala förflyttning som sker under arbetets gång. 

Gabriella Ringvall håller med och lägger till att det är viktigt att – precis som på Pensionsmyndighetens produktionsavdelning – se till att hela medarbetarskaran får de nya insikterna ungefär samtidigt.

– Det gäller att kunna ge alla ett kunskapslyft, inte enbart inspirera, utan att alla måste föras framåt för att det ska ge bästa resultat. Och det kan då innebära vinster i form av mindre grus i maskineriet, färre sjukskrivningar – och därmed lägre kostnader – och ett större flöde av idéer, säger hon.

Numera en självklar del i arbetsmiljöarbetet
Magnus Rodin konstaterar att arbetet med mental ergonomi kommer att fortsätta på avdelningen.

– Det är alltid nya krav och behov som dyker upp, och måste hanteras. Ansvar och roller behöver diskuteras och förtydligas. Dessutom har den här satsningen inneburit en förväntan på våra medarbetare om att de själva ska ta frågorna på allvar och göra det de kan för att bidra till god mental ergonomi på arbetsplatsen. Då behöver kunskaperna hållas vid liv.

När arbetsmiljökonferensen för 2021 genomförs tror han ämnet kommer att dyka upp på ett eller annat sätt.

– Nu är mental ergonomi en så naturlig del av vårt arbetsmiljöarbete, så det känns givet att det finns med i någon form, säger han.

Pensionsmyndighetens satsning - steg för steg i sex månader

• Kontorsvisa samtal med de sju kontorens enhetschefer och deras hälsoinspiratörer.
• Kontorsvisa föreläsningar för medarbetarna. Spelades in så att medarbetarna kunde samlas runt filmvisningen och prata innan och efter de tog del av den.
• En partsgemensam arbetsgrupp bildades för att bland annat kunna ge inspel och lyssna av.
• Halvdagsworkshops för samtliga chefer.
• Tvådagarsutbildningar för arbetsmiljöombud och hälsoinspiratörer.
• Mental ergonomi fick en separat plats på intranätet, med tips, presentationer och filmer.
• Samtliga chefer fick material som de kan ta hjälp av i det vardagliga arbetet.
• Kompletterande föreläsningar för nyanställda och de som missat det första tillfället.

Här kan du läsa om Prevents och Cecilia Berlins arbete med hjärnvänliga arbetsplatser.