Om preboarding och onboarding görs på rätt sätt kommer medarbetaren snabbare in i verksamheten och kan lättare känna sig som en del av gemenskapen. Det är givetvis till stor nytta för den nyanställda, men kommer också att gynna företaget tack vare bland annat ökad produktivitet, bättre sammanhållning och stärkt företagskultur.

För några år sedan började det komma allt fler digitala lösningar för att både förbättra och kvalitetssäkra onboardingprocessen. Det handlar om bland annat helt digital administration, chatbottar som svarar på vanliga frågor, videokonferenser som ger tillgång till experter i organisationen, interaktiva inlärningsmoment och skräddarsydda medarbetarportaler.

Anna Carlsson– Digital onboarding är inget nytt, men det finns helt klart mycket kvar att göra för svenska företag. Digitaliseringsgraden är generellt låg inom HR i Sverige och man arbetar som regel väldigt traditionellt med de här frågorna, säger Anna Carlsson, HR Tech-analytiker.

En anledning till att det går trögt att digitalisera HR-uppgifter i allmänhet, och onboarding i synnerhet, är att det inte är glasklart vem som äger frågan, menar hon.

– Det är något som berör såväl HR-avdelningen som it-enheten, samtidigt som det är en verksamhetskritisk fråga som därmed borde ligga hos den högre ledningen. Det krävs både en god förståelse för vad det handlar om och en vilja att sätta till resurser. Det är en investering, men den kommer helt klart att löna sig.

Dessutom kan chefer inom organisationen ha direkt nytta för egen del av förbättrad onboarding:

– En nyanställning innebär en resa för medarbetaren, men även för dennes chef som får en helt ny person att leda. Den delen av onboardingen, som riktas till chefen, får inte glömmas bort.

Digital onboarding kan lätt uppfattas som antingen ett bra hjälpmedel för att göra checklistor eller som ett stöd i inlärningsprocessen. Men med rätt verktyg går det att hantera helheten, konstaterar Anna Carlsson.

– Den största nyttan får man av att ta digitalt stöd i allt från planering och praktiska uppgifter till kommunikation och aktiviteter som främjar engagemang, säger hon.

 

Några fördelar med digital onboarding

Anna Carlsson lyfter fram de viktigaste vinsterna med att använda digitala verktyg under preboarding och onboarding:

En jämn och säker kvalitet. Med traditionella metoder kan onboardingen alltför lätt vara beroende av den enskilda chefen – och alla är inte lika bra på detta. En effektiv användning av digital onboarding både höjer och säkerställer kvaliteten.

Bättre individanpassning. Digitala verktyg, inte minst de med artificiell intelligens, ger goda möjligheter att göra onboardingprocessen anpassad till varje medarbetares bakgrund och förutsättningar.

 

Ger utrymme för ökad mångfald. Individanpassad onboarding gör i sin tur att det skapas ett större utrymme för medarbetare som på något sätt ligger utanför normen. En del kanske behöver mer stöd för att komma in i arbetet och gemenskapen. Även chefen kan behöva ”special-onboarding” när det kommer medarbetare som har nya behov.

 

Gynnar hybridarbete. Det är många som förväntar sig att kunna växla mellan kontors- och distansarbete, vilket också de flesta arbetsgivare erbjuder. En digital onboardingprocess ligger helt i linje med att skapa en flexibilitet som ökar medarbetarnöjdheten.

 

Underlättar social förankring. Under pandemin blev det plötsligt nödvändigt att hitta lösningar utan fysiska möten för att få nyanställda att känna att de var en del av gemenskapen i organisationen. Virtuella välkomstträffar och introduktioner är fortfarande i högsta grad användbart, även när alla är på en och samma plats – det sociala kittet är inget som uppstår automatiskt, utan kan behöva lite hjälp på traven.

Underlättar kollegial uppmuntran. Det finns digitala verktyg som gör det lättare för kollegor att ge varandra en ”klapp på axeln”. Regelbunden uppmuntran är inte direkt kopplat till onboarding, men det skapar ett bra klimat i arbetsgruppen, vilket i sin tur lär bidra till en mer välkomnande attityd.