Kommunicera rätt med medarbetarna – nå företagets mål

Internkommunikation får inte sällan stå tillbaka för den externa kommunikationen.
Det konstaterar Eva Cohen, aktuell med ”Kommunikation för ledare - Om internkommunikationens betydelse för att nå framgång”. Hon vill – som boktiteln avslöjar – visa hur viktig internkommunikationen är i företagets strategiska arbete med att nå de uppsatta målen. Och som en del av varumärkesbyggandet.
– Olika typer av varumärkesbyggande är väsentligt och högt prioriterat hos många företag. Traditionellt sett har man kopplat ihop detta med extern kommunikation, men även den interna kommunikationen handlar i grund och botten om att bygga och stärka varumärket, säger hon.

Intresset för internkommunikation har förvisso ökat, konstaterar hon. Men det finns fortfarande en utbredd osäkerhet kring vilken nytta den ger – och hur man kommunicerar på bästa sätt.
En annan aspekt som kan sätta käppar i hjulet för internkommunikation är helt enkelt tid.
– Som chef har du i dag många olika uppgifter på ditt bord. Och olika förväntningar på dig: Du har krav från din egen chef på att nå resultat och uppsatta mål, samtidigt som medarbetarna vill förstå varför och i vilket syfte som saker ska göras och vilka förväntningarna på dem är. De vill bli involverade och att du som chef också är bra på att lyssna. Dessutom har du ju egna förväntningar på din prestation, du vill göra ett bra jobb! Det kan vara tufft för en chef att leva upp till allas förväntningar.

Eva Cohen menar dock att utgångspunkten är att allra flesta går till jobbet och vill göra bra ifrån sig – och där har chefen en betydande roll.
– Om du lyckas få med dig medarbetarna, få dem motiverade och engagerade, kommer det garanterat kunna bidra till framgångar för företaget. En god företagskultur är en förutsättning för detta, och där kommer internkommunikationen in i bilden.

I dagens läge arbetar många chefer ofta med att hantera förändringar av olika slag – och inte sällan flera förändringar samtidigt.
– Det är många som tycker att det är jobbigt med förändringar, det går inte att komma ifrån. Därför är det viktigt att förstå hur människor reagerar och hur olika reaktioner kan bemötas, säger hon.
Exempelvis kommer en del säkert att sätta sig på tvären, men att ifrågsätta saker kan vara ett uttryck för att man vill veta mer om vad som händer, och inte nödvändigtvis vara emot det.
– Det är ytterst viktigt att lyckas få medarbetarna med sig genom en förändring, annars riskerar det bli väldigt trögt och krävande.

En nyckel till fungerande kommunikation i förändringar – och många andra sammanhang för den delen – är tydlighet, menar Eva Cohen.
– Behovet av att vara tydlig har ökat starkt de senaste åren, inte minst efter att hybridarbete har etablerats på många arbetsplatser. Kommunikationen blir mer utmanande när en del medarbetare inte är på plats, säger hon, och det ställer lite högre krav på dig som chef.
En annan faktor som är avgörande för att lyckas hantera den utmaningen är att kommunikationen är planerad och genomtänkt.
– Planering kräver tid, men är väl investerad tid, eftersom gör det möjligt att kommunicera på ett sätt som verkligen når fram. Olika personer eller grupper av personer behöver veta olika mycket och det behöver du som chef ta fasta på när du planerar din kommunikation.

Eva Cohen har tagit fram en tydlig lista med frågor att använda i planeringen av innehållet i din kommunikation:
• Vad ska kommuniceras?
• Varför ska aktiviteten/förändringen/projektet genomföras?
• Vad förväntas det leda till?
• Hur ska det ske?
• När ska det ske?
• Var ska det ske?
• Vem/vilka berörs?
– Om du besvarar dessa frågor kan du känna dig trygg med att du täcker in de viktigaste delarna i kommunikationen, säger hon.

Den sista frågan på hennes lista – Vem/vilka berörs? – vill hon gärna lyfta fram lite extra.
– Jag upplever ofta att det finns en brist på målgruppsanpassning i de här sammanhangen, något som man brukar vara noga med när det gäller extern kommunikation, säger Eva Cohen.
Det hänger också ihop med att det är många som har en tendens att blanda ihop information och kommunikation, menar hon.
– Ett enkelt exempel är den som väljer att kommunicera genom att lägga ut en notis på intranätet. Då får alla samma budskap, men vad och hur mycket olika medarbetarna vill och behöver veta kommer antagligen att variera väsentligt.
Det gäller därför att anpassa kommunikationen efter mottagarens förutsättningar, önskemål och behov och vara inriktad på att föra en dialog.
– Sedan är det viktigt att du som chef följer upp din kommunikation kontinuerligt. Det behöver inte vara krångligt, utan du kan fråga medarbetarna rakt upp och ner om deras uppfattning om hur det blev och om vad som kan göras bättre nästa gång. Enkelt och pragmatiskt, och dessutom visar du då att du verkligen är intresserad av att lyssna och få ta del av deras tankar och åsikter. Det skapar motivation och engagemang.