1200 krav på åtgärder i den digitala arbetsmiljön: ”Förbisedd fråga”

I inspektionsinsatsen har Arbetsmiljöverket undersökt den digitala arbetsmiljön hos 1500 arbetsplatser och funnit brister i över hälften, 55 procent, av de inspekterade verksamheterna. Det rör sig bland annat om riskfaktorer som kan ha negativ påverkan på hjärnans kognitiva funktioner såsom koncentrationsförmågan och arbetsminnet.
– I granskningen ingick arbetsplatser där en stor del av arbetet bygger på digitala system. Mot den bakgrunden är det intressant att många verksamheter fick krav på att åtgärda brister i spåren av att de inte har undersökt och bedömt risker i den digitala arbetsmiljön. Det visar att den digitala arbetsmiljön kan vara en förbisedd fråga, även i digitala branscher, säger Malin Cato, projektledare på Arbetsmiljöverket.

Brister i digitala jobbverktyg belastar hjärnan

Inspektionen en del av en pågående EU-kampanj på temat ”ledarskap i det digitala arbetslivet” och fokuserade alltså framförallt på digitala företag, till exempel inom teknikkonsult- och it-branschen. Avsikten var att undersöka om verksamheterna inkluderade de digitala arbetsförhållandena i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen utmynnade i 1200 krav på att åtgärda olika former av brister, exempelvis att ta fram handlingsplaner för att få bukt med problemen. En av de vanligaste bristerna handlade om digitala verktyg som inte passar ihop. Detta kan försvåra utförandet av arbetsuppgifterna och skapa stress, inte minst inom informationsintensiva yrken.
– Om man till exempel jobbar i olika digitala system som inte är kompatibla med varandra kan man ofta behöva hålla informationen i sitt arbetsminne och fungera som ett mellanled när man flyttar informationen mellan de olika systemen. Det kan leda till stor belastning på hjärnan, säger Malin Cato och fortsätter:
– Om arbetsplatsen byter eller uppdaterar olika system är det viktigt att medarbetarna får utbildning i hur systemen fungerar, eftersom detta kan förändra förutsättningarna för olika arbetsuppgifter. Det måste man ha med i beräkningen.

Enkla åtgärder kan göra skillnad i det digitala arbetslivet

En annan vanligt återkommande brist i den digitala arbetsmiljön var ständiga störningar i form av till exempel pushnotiser, chattar och mejl. Allt detta brus gör det svårare för hjärnan att rikta och bibehålla uppmärksamheten vid olika arbetsuppgifter.
– Informationsflödet och återkommande avbrott från mejl- och chattverktyg gör att hjärnan hela tiden tvingas skifta fokus och det tar mycket på krafterna, säger hon.

Går det ens att göra något åt informationsflödet i dagens digitala arbetsliv?

– Ja, men då måste arbetsgivare ta kommandot i de här frågorna och regelbundet undersöka riskerna i de digitala systemen, konstaterar hon.
En åtgärd för bättre digital arbetsmiljö är, enligt Malin Cato, att undvika slentrianmässiga massutskick av mejl, vilket kan minska risken för onödigt belamrade inkorgar som kan väcka stress. En annan åtgärd kan vara att göra det möjligt att stänga av pushnotiser under möten eller när medarbetarna behöver jobba mer ostört med olika uppgifter.
– Det här handlar i hög grad om hur man organiserar arbetsdagen, men det är också en fråga om teknik. Det är viktigt att medarbetarna får utbildning i systemen, att det finns en kompatibilitet mellan systemen och, inte minst, att de är användarvänliga. Om de är krångliga att logga in i, om de är svåra att navigera i och om de ofta hakar upp sig kan det leda till mycket stress och frustration.
Stressrelaterad psykisk ohälsa är idag den allra vanligaste sjukskrivningsorsaken i det svenska arbetslivet. På frågan om i vilken utsträckning olika brister i den digitala arbetsmiljön bidrar till stressproblematiken, svarar Malin Cato:
– ¬Det är svårt att säga en exakt siffra, men vi vet från olika arbetsmiljöundersökningar att den digitala arbetsmiljön är en del av problematiken kring sjukskrivningarna i stress och utmattning. En viktig faktor är att det digitala arbetslivet inte har lika fasta ramar, vilket kan göra det svårare att sätta gränser mot arbetsgivaren, till exempel kring tillgänglighet utanför arbetstid.

Har du något råd till arbetsgivare?

– Det är viktigt att personen som undersöker och riskbedömer arbetsplatsens digitala system har tillräcklig kompetens. Man behöver ha kunskap både om själva tekniken och om hur den påverkar hjärnans kognitiva funktioner.