Här är tio frågor och svar som rör din digitala arbetsmiljö som till exempel givna saker som störande pushnotiser, men också programvaror som inte är kompatibla med varandra och som därför skapar onödig stress. 

Vad är digital arbetsmiljö?

– En del är teknikens utformning: hur ser uppkopplingshastigheten ut, hur driftsäkra är systemen, förekommer det ständiga avbrott i arbetet eftersom systemet ”hänger” sig? En annan del är hur tekniken används i arbetet och påverkar vår hälsa och våra kognitiva funktioner såsom minne och koncentration.

– Andra viktiga faktorer för den digitala arbetsmiljön är kunskap och kompetens. De som undersöker och riskbedömer de digitala systemen behöver ha rätt kunskap om hur våra kognitiva förmågor påverkas av den digitala arbetsmiljön och om hur systemen fungerar tekniskt. Lika viktigt är att arbetstagarna har tillräcklig kunskap och kompetens för att kunna utföra sitt arbete i de olika systemen.

Finns några vanligt förekommande brister i den digitala arbetsmiljön?

– Under en pågående EU-kampanj om den digitala arbetsmiljön har vi inspekterat den digitala arbetsmiljön på 1500 arbetsställen. Vårt fokus har varit de digitala system som arbetstagarna arbetar i. Där har vi lyft fram olika faktorer som arbetsgivaren behöver titta på i sina undersökningar och riskbedömningar av de digitala systemen. Det är faktorer som påverkar den kognitiva delen av hjärnan:

  • Ständiga störningar i forma av till exempel pushnotiser, mejl eller chattar.
  • Kompatibilitet mellan olika system som behövs för arbetet. Om de inte är kompatibla med varandra behöver arbetstagaren hålla mycket information i arbetsminnet och fungera som en mellanlänk mellan olika system. Vårt arbetsminne är väldigt begränsat och därför blir det en stor belastning.

Vad kännetecknar en god digital arbetsmiljö?

– Det kan till exempel vara att de system som man använder sig av har en god kompabilitet mellan varandra så att man inte behöver ha all information som ska ”transporteras” mellan olika system i minnet. Det kan också handla om att systemen är anpassade och stödjer det arbete som man ska utföra, till exempel att det är lätt att hitta rätt information i olika dokumenteringsprogram.

– Men det kan också vara att skapa en god arbetskultur där man har gemensamma regler kring exempelvis chattfunktioner och mejlkonversationer. En annan del kan vara att tydliggöra förväntningarna kring tillgänglighet när man exempelvis sitter i möte eller i ett koncentrationskrävande arbete.

Går det att ge några exempel på vad som är en dålig digital arbetsmiljö?

– I en rapport som Arbetsmiljöverket beställde 2015 och som skrevs av forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan och Uppsala universitet ges tydliga exempel på faktorer i den digitala arbetsmiljön som kan medföra kognitiva arbetsmiljöproblem (KAMP). Det är exempel som fortfarande är lika aktuella idag som när rapporten skrevs för snart 10 år sedan. Det kan handla om:

  • Bristande layout och gränssnitt som gör det svårt att orientera sig i systemet och hitta information, exempelvis dokumentsystem.
  • Otydlig återkoppling på utförda kommandon, vilket gör att det blir svårt att förstå vad olika funktioner och kommandon leder till. Och om arbetstagaren har gjort rätt.
  • När systemets utformning styr hur arbetstagaren ska utföra arbetet. Det kan handla om i vilken ordning olika uppgifter kan läggas in eller att arbetstagaren måste fylla i vissa fält för att komma vidare. Detta kan skapa en känsla av kontrollförlust och frustration.
  • Arbete i system som inte är kompatibla med varandra. Då behöver arbetstagaren hämta och bearbeta information i ett system för att sedan lägga in eller använda informationen i ett annat system. Det innebär att arbetstagaren behöver hålla information i arbetsminnet – vilket kan ge stora kognitiva belastningar.
  • Ständiga pushnotiser eller mejl som stör uppmärksamheten och påverkar koncentrationen.

Hur hänger den digitala arbetsmiljön ihop med den fysiska och organisatoriska arbetsmiljön?

– De digitala systemen är verktyg för hur arbetsgivaren organiserar arbetstagarnas arbete. Det är systemen som i mångt och mycket styr hur ett arbete ska utföras, vilka arbetsuppgifter som ska göras och vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras vid hög arbetsbelastning. Genom alla digitala kommunikationskanaler kan arbetsuppgifter fördelas, beskrivas och begäras att bli utförda. De digitala systemen möjliggör en annat sätt att organisera arbetet på som man behöver ha med sig i sina undersökningar och riskbedömningar av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

– Att krav och resurser är i balans är en viktig organisatorisk förutsättning. Om de digitala systemen bidrar till ökade krav på arbetstagaren kan det leda till obalans och ökad arbetsbelastning som över tid kan resultera i ohälsa.

– Vid distansarbete är den sociala kontakten en del av den digitala arbetsmiljön. Kränkande särbehandling är en sådan social faktor som riskerar att gå under radarn och där rutiner för hur man ska hantera detta regleras i föreskrifterna för det organisatoriska och sociala arbetsmiljöarbetet. Därför blir det extra viktigt att skapa ett ledarskap som är lyhört och förtroendeingivande för att kunna fånga signaler om kränkningar eller andra tecken på ohälsa hos arbetstagarna.

Vad är risken med en dålig digital arbetsmiljö?

– När det gäller risker i den digitala arbetsmiljön pekar forskningen ut kognitiva arbetsmiljöproblem som viktiga faktorer att ta hänsyn till. Dessa faktorer påverkar våra kognitiva förmågor, till exempel uppmärksamhet, minne, inlärning, beslutsfattande och problemlösning. Detta är alla centrala delar för att kunna utföra ett arbete. I ett digitalt, datorstött arbete förekommer det ofta en mängd hinder och störningar som negativt påverkar, eller kommer i konflikt med, dessa kognitiva funktioner. Det påverkar produktionen, arbetstagarnas hälsa och i längden kan det leda till utmattning och att arbetstagaren blir sjuk.

Vem har ansvaret för den digitala arbetsmiljön på arbetsplatsen?

– Arbetsgivaren har alltid ansvaret för arbetsmiljön oavsett om det gäller den digitala arbetsmiljön eller andra aspekter av arbetsmiljön. Arbetsgivaren kan fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer eller andra medarbetare – men inte ansvaret.

Hur ska man gå till väga för att upptäcka, förebygga och åtgärda risker i den digitala arbetsmiljön?

– Arbetsgivaren behöver undersöka den digitala arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet. De risker som framkommer i undersökningarna ska riskbedömas. Utifrån riskbedömningen ska arbetsgivaren vidta åtgärder för att förebygga eller åtgärda riskerna. Om de inte går att åtgärda omedelbart ska det upprättas en handlingsplan för åtgärder.

– I det systematiska arbetsmiljöarbetet ska arbetsgivaren involvera skyddsombud och arbetstagare för att tillsammans undersöka riskerna, riskbedöma dem och för att kunna vidta åtgärder för att skapa en god arbetsmiljö.

Många jobbar idag på distans – gäller samma regler för den digitala arbetsmiljön hemma som på kontoret?  

– Ja, det är samma regler.

Är det vanligare med brister i den digitala arbetsmiljön än i den fysiska eller organisatoriska arbetsmiljön?

– Det är svårt att svara på eftersom vi inte har gjort någon sådan jämförande analys.

På EU-nivå diskuteras ”rätten att logga ut”, alltså att arbetsgivare inte ska få mejla eller ringa anställda efter arbetstid. Vad har ni sett, är risken större att gränsen mellan jobb och fritid suddas ut om arbetet är i hög grad digitalt?

– Ett arbete som utförs digitalt och kanske särskilt på distans kan leda till att arbetstagaren själva har svårt att sätta en gräns mellan fritid och arbete. Och om man som chef har arbetstagare på distans gäller det att ha en god kontakt med dem så att det gränslösa arbetet inte leder till ohälsa.

– Har man skapat en kultur på arbetsplatsen där man skickar mejl och ringer efter arbetstid, riskerar arbetstagaren att inte få den återhämtning som behövs eller att känna en stor stress av att ständigt vara nåbar för att svara i telefon och på mejl. 

– Dessutom finns en del forskning som pekar på att ett digitalt arbete på distans gör att kvinnor utför ännu fler arbetsuppgifter i hemmet och anpassar sina arbetstider till hämtning och lämning av barn. Det kan också vara att de inte vabbar utan arbetar samtidigt som barnen är hemma samt förlägger en del av sin arbetstid på sin fritid eftersom de anpassar sig efter familjens behov. Detta stödjer inte samhällets strävan efter att bli mer jämställt.

Läs också: Hjärnvänlig arbetsplats - fyra steg till bättre kognitiv ergonomi

Läs också: Dålig psykosocial arbetsmiljö – några exempel

Läs också: Juristen vill se en kartläggning av den digitala övervakningen